基于数智化科技档案管理研究与应用-中烟创新
党的二十大以来，党中央对推动网络强国、数字中国和智慧社会建设作出了一系列战略部署，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》设立专门篇章，对加快数字化发展、建设数字中国以及智慧业态发展提出了目标要求，作出了远景规划。在各行各业推进数字转型和智慧发展的背景下，积极推进智慧档案建设既是烟草行业的内生需求，又是因应外部必须采取的重大举措。
当今世界，信息化发展很快，不进则退，慢进亦退。智慧档案作为今后档案信息化工作的一个比较可行的发展方向，能够为新时代新征程档案工作发展提供更大空间、更广视野，能够为档案工作“四个好”“两个服务”目标任务的贯彻落实提供更大平台、更优载体，值得我们进一步加强研究、探索推进，引领档案事业走向更加恢宏的未来。
智慧科技项目档案是指通过信息科技手段对传统科技项目档案进行数字化、智能化管理的工作模式。随着信息技术的不断发展和应用，智慧档案正越来越广泛地应用于各个领域，为档案工作带来了改变。
数智化科技档案的建立，使得市局（公司）科技项目档案管理工作更加高效、便捷。传统的科技项目档案管理主要靠人工进行，存在着信息存储不完整、检索困难、保存状况不稳定等问题。而数智化科技档案通过数字化处理和智能化管理，实现了科技项目档案信息的全面记录和自动化管理，大大提高了档案管理的效率和准确性。
数智化科技档案不仅提高了档案管理的工作效率，还为档案利用提供了更多的可能性。智慧档案的数字化特点使得档案信息可以更加方便地进行传播和共享，不再受到时间和空间的限制。同时，数智化科技档案还可以通过数据挖掘和分析的方式，发现档案信息中的关联性和价值，为市局（公司）的研究和决策提供重要的支持。
随着近年来各企业对规范意识越来越强，公司科技项目档案数量逐年增多，并且档案归档标准不统一，管理规范也存在差异化，这为原本就效率低下的传统管理模式增加了负担。现迫切需要一套规范的数智化科技档案管理，为公司解决科技档案管理的规范化问题，并提升工作效率，企业形象。
目前需解决以下问题。
1、纸质存储困难：纸质档案容易占用大量的空间，存储和检索效率相对较低，同时存在遗失、损坏或破坏的风险。
2、手工管理流程：纸质档案依赖人工操作和手工记录，容易出现操作错误、遗漏或延误，工作效率较低且容易受到人为因素的影响。
3、检索困难：纸质档案检索常常需要花费大量时间和人力资源。档案的定位、取阅和归还过程相对繁琐，影响了工作效率和信息共享。
4、安全风险：纸质档案容易遭受灾害、丢失、盗窃和损坏的风险。未建立明确的权限控制和保密措施，档案的安全性和保密性也存在潜在的威胁。
5、信息孤岛：档案管理通常局限于特定的部门或岗位，存在信息孤岛的问题。不同部门之间的档案共享和协同办公比较困难，影响了企业内部的信息流通和协作效率。
6、难以满足合规要求：对于一些法律法规或行业规范的要求，如个人隐私保护、数据安全和档案保存期限等，手工管理方式难以满足合规性的要求，存在潜在的法律风险。
档案管理越来越受重视，建设数智化科技项目档案已成为科技项目档案工作提质增效与创新发展的必由之路。
（一）档案全生命周期管理
实现档案收集、档案编目、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案统计、档案编研和档案利用等档案管理能力。同时，创新性地将内容管理平台及档案系统相结合，实现电子档案管理向前端业务延伸，并依托Anyshare内容总线架构及丰富的内容服务，为档案管理、保存和利用赋能，最终将“死”档案变成“活”数据。
（二）档案收集自动化
提供多种标准接口，支持与上游业务系统无缝衔接，实现全门类档案数据收集的自动化，电子文件接收后，自动归档进行四性检测，保障电子档案的真实性、可用性、完整性、安全性。
（三）档案搜索智能化
海量数据毫秒级快速检索能力，支持通过综合搜索、图片搜索、知识搜索与推荐多种搜索方式对文本、图片、音频、视频等类型文件进行精准检索，同时基于语义分析，理解用户搜索意图，可通过智能图像识别，精准搜索图片、通过知识网络，主动推荐知识文档，并且对相似结果进行折叠，使搜索结果更准确。
（四）档案利用知识化
对收集的非结构化数据（电子影像文件）进行识别，将显性知识形成结构化数据，并有效保存，通过知识图谱创建主题，可以根据不同的项目维度，对相关档案材料进行查询、汇总、上传主题成果。
（五）档案安全保护与溯源
借助区块链等技术手段，确保数智化科技项目档案的安全性和完整性，防止档案被篡改或丢失。同时，利用溯源技术可以追溯档案的来源和流转情况，增强档案的可信度和可审计性。
（六）档案信息智能化分析
利用人工智能和大数据技术，对数智化科技项目档案中的海量数据进行分析和挖掘，帮助市局（公司）发现潜在的问题和趋势，并为决策提供参考依据。
（七）数据共享与协同
建设数智化科技项目档案可以实现档案信息资源的共享和协同，不仅可以方便部门之间共享档案数据，还可以提供给其他企业使用，推动知识和经验的交流与分享。
建立一个覆盖市局（公司）、区县局及机关等三级单位互联互通、能满足各级部门档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台。实现系统内集中统一的档案业务平台，使得市局（公司）整体内部档案业务规范、数据格式统一、信息展示统一，系统内档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式更加简单方便。最终使系统内档案信息管理工作统一提升到省内领先水平，成为市局（公司）发展的重要信息管理平台。
针对省局（公司）的档案管理实际需要，可对市局内部的多级部门和各直属机构进行统一的档案管理。可以实现数据和档案实体集中或相对集中存储、业务分布式处理；可实现档案统一管理、统一规划，集中应用。本部分研究过程中由北京中烟创新科技有限公司研究团队主导设计基于市局（公司）档案管理现状，市局（公司）研究团队负责明确提出项目需求，提供相关信息资料，与北京中烟创新科技有限公司研究团队共同探讨提出研究思路，对北京中烟创新科技有限公司提出的方案给予及时反馈，推动方案的落地实施。
北京中烟创新科技有限公司（简称：中烟创新）是一家行业领先的人工智能科技公司，以通用人工智能为基础，专注于生成式人工智能大模型与应用场景深度融合，赋能智慧金融、智慧烟草、智慧电力、智慧零售、智慧制造等应用场景，为客户提供数字化、智能化的人工智能服务，为千行百业的客户群体提供以人工智能技术为核心的行业解决方案。