打造无边界人才管理，开启HR云时代
HR技术的发展日新月异，其中最显著的发展趋势之一是从传统的本地HR系统转向云端平台。这一转变不仅有诸多益处——更高的灵活性、可扩展性和易用性等——而且，企业将HR系统迁向云端后，往往能够更自如地应对多变的市场环境，满足员工期望，企业的运营流程更便捷精简，推动更高效的战略决策。
然而，这些优势也伴随着不小的挑战。正在考虑向云端迁移的HR部门必须谨慎规划其策略。有调查显示，有相当一部分HR管理者认同云端解决方案对转变工作流程的重要性。然而，要真正实现这些好处，HR团队必须应对复杂的步骤，包括选择合适的技术和服务供应商、管理数据安全等。
HR云迁移的策略与挑战
受数字化转型的推动，人力资本管理（Human Capital Management，HCM）系统也在发生着显著的变革。采用云解决方案的企业具备更高的灵活性和可扩展性，能够快速适应不断变化的商业环境。例如，将HR流程迁移至云端，不仅能提升运营效率，还能改善数据管理流程。传统系统向云端HCM解决方案的转变，既提高了运营效率，也促进了创新。
云端解决方案改变了HCM的核心内容（从招聘到绩效管理等），打造了一个更加互联透明的HR生态系统。而受益于云系统的灵活性（如更好的远程访问能力、可持续更新等），企业可确保自己始终处于HR技术的最前沿。
此外，AI也正在重塑HR部门的人才管理和决策模式。借助其预测分析能力，HR部门可更准确地预测招聘需求、员工绩效和人才流失风险，为HR战略提供更加精准的参考。例如，在招聘过程中帮助确定最合适的人选，或在员工需要额外支持或发展机会时提供提示，最终提升员工满意度并降低流失率。
HR云迁移的变革管理策略
首先，企业必须先找到HR云迁移对自身的价值，并证明其成本的合理性。核心首先是将其与企业业务和战略相结合，包括对潜在优点的全面分析——如更灵活的企业运营、更强的数据分析能力和更好的系统可扩展性等。
其次，是找到它对于企业人才管理提升的推动（包括改善人才招聘、提高员工敬业度等）。要确定哪些人将会受到HR云迁移的影响，然后才能想办法让各方参与进来。这一过程中，量身定制的沟通计划不可或缺，需要向各方展示迁移的好处、管理方式以及预期成果。
第三，评估组织准备情况。
• 技术评估：迁移之前，企业必须评估其当前的技术基础设施、数据质量和系统集成能力。
• 文化准备：成功的云迁移还需要整个组织的认同与支持，重点是做好变革预期管理。
• 技能评估：找出员工技能储备方面的差距，对于确保员工能够高效地适应并利用新的云解决方案至关重要。
列出详细的核对清单，有助于更平顺地过渡，降低与数据迁移和系统实施相关的风险。而从多个维度评估准备情况，还有助于企业管理成本，减少过渡期间的摩擦。
组织文化与员工培训
云迁移不仅是技术层面的转变，更是组织文化和员工行为的变革。因此，获得员工的认同和支持至关重要。企业需要通过有效的沟通策略，管理员工对变革的预期，并提供必要的培训，以确保员工能够顺利过渡到新的工作方式。
• 确定培训需求：评估技能差距，提供有针对性的培训课程。
• 持续支持：针对迁移后的疑问和问题建立反馈与支持系统，如设立专门的人员负责解答相关问题，或提供在线系统帮助等。
实施云迁移
除了前期的沟通与培训准备外，还有以下几点需要注意：
数据与技术实施
数据迁移是云迁移的核心环节。企业需要确保数据的准确性和完整性，通过细致的数据映射和转换流程，实现新旧系统间的无缝对接。同时，利用云端系统的数据优势，结合AI和预测分析工具，可以为企业提供更深入的业务洞察，支持战略决策的制定。
云迁移的第一步是确定具体的检查清单，并一一核对是否满足相关迁移要求。企业应全面评估其当前的HR系统，以确定关键数据资产和所涉及数据的复杂性。数据隐私、可访问性和合规性要求等标准是必须考虑的关键因素。这里有一份步骤清单供你参考：
- 数据迁移模板
- 确定数据来源（包括所有可以迁移到新HR系统的数据源）
- 确定要迁移多少年份的数据（考虑数据的重要性和转换所需的额外工作）
- 确定要包含哪些员工数据（例如是否包括已不在岗的员工）
- 确定非迁移数据的存储位置（考虑实施数据存储软件的成本）
- 组建HR数据迁移团队（并确保团队成员具备相应技能）
- 明确各团队角色和责任（包括HR、IT、供应商和合作伙伴的角色）
- 解决数据问题（如处理不同系统间数据存储方式的差异）
- 进行模拟迁移（测试数据转换，并确定数据提取、转换和上传所需的时间）
- 考虑系统接口和其他系统的影响（确保迁移后的数据继续满足其他系统的需求）
- 沟通切换时间表（确保所有员工了解系统切换可能对他们产生的影响）
在明确并满足迁移需求之后，接下来就要制定一个能够最小化停机时间并与业务运营相协调的迁移时间表。制定时间表应遵循战略性的步骤，通常从非关键系统开始，逐步过渡到关键系统。
迁移策略的制定涉及资源分配、设定切实可行的截止日期并制定应急计划。在迁移过程中设立明确的检查点和里程碑，可确保每个阶段都能按计划进行，并在规定的时间内完成。
HR数据与分析战略
一个强大的HR数据与分析战略对于成功的云迁移至关重要，核心在于精准的数据转换并利用分析结果为决策提供支持。
数据转换是将HR系统迁移到云端的关键步骤，涉及将各种数据源的数据转换为匹配新系统的格式。企业需要在新旧系统之间细致地映射数据字段，以确保完整性和连续性。在规划数据转换时，还必须考虑数据整合，确保不同系统之间实现无缝通信。
• 准备一份数据转换清单：明确提取、清理、转换和加载等相关步骤。例如，定义数据类型、关系和必填字段等。
• 评估数据质量：迁移前需进行彻底审校核对，剔除或校准不准确的数据。
• 确保持续的数据集成：建立实时数据更新协议，保持跨平台的一致性。
数据迁移到云端新系统后，可结合AI等数据分析工具，将原始数据转化为有效的行动建议，为战略决策提供数据支撑。例如，通过分析企业的招聘、员工绩效和人才留存等数据，企业可有针对性地提高组织效率。有效的分析还可增强企业的报告能力，通过全面的仪表盘为领导者提供有价值的见解。
通过仔细转换和整合数据以及应用战略分析，企业可以做出明智的决策，从而在基于云的环境中推动HR工作取得成功。
提升员工体验
提升员工体验是HR云迁移的关键。这就需要提高效率，为员工提供促进自主性和参与性的工具。
自助服务平台可方便员工自行管理与HR相关的任务，而无需HR干预。云平台还可方便员工随时随地更新个人信息、申请休假和查看工资单等。这一转变的关键在于有效整合云端HCM工具，同时集成移动设备访问功能，确保员工可通过手机或电脑等设备方便地使用这些功能，提升整体用户体验。
云HR平台中的个性化功能则可满足员工的需求和偏好，进一步提升其使用体验。通过分析数据和使用行为，系统可为每位员工提供定制化的建议与体验。研究表明，专注于通过此类技术提升员工效率和工作文化的举措，能够显著提高工作满意度和生产力。而一个功能全面、设计精良的系统，不仅让员工受益，也会为公司带来切实的价值。
安全与合规
在迁移过程中，保护敏感的HR数据和遵守法律法规是企业必须面对的挑战。企业需要采取严格的数据加密和多因素身份验证等安全措施，以防止数据泄露和未授权访问。同时，与云服务提供商合作，共同制定和维护合规计划，确保企业的合规性。
云迁移后的战略优化与未来发展
优化HR流程
向云端系统转移，是提高HR流程效率与效力的战略性举措。组织可以通过自动化常规任务和升级人才管理系统来简化操作并强化HR职能。
• HR任务自动化
自动化对于HR工作来说绝对是革命性的变革。云端HR系统能自动化许多传统上需要手动完成的任务，大大缩减工作时间，提高了准确性的同时，解放HR专注于更具战略性的任务。而云系统内的自动提醒和绩效数据汇总等功能，则能进一步提升绩效考核与追踪等工作的效率，确保了及时、统一的评估。
• 升级人才管理系统
在当前竞争激烈的商业环境中，升级人才管理系统对于希望保持领先地位的企业至关重要。云端解决方案为管理员工从招聘到退休的整个生命周期提供了一个高效强大的平台。通过这些升级后的系统，企业不仅可以详细跟踪求职者数据、技能储备以及面试流程，与此同时，这些系统还能协助制定和执行绩效评估，确保员工的目标与企业战略保持一致。这样全面的管理系统，不仅方便了管理，还能有效为员工的发展与成长提供全方位的支撑。
供应商合作与持续评估
选择优质的云服务供应商对于云迁移的成功至关重要。而且，优秀供应商的作用不仅体现在最初的迁移阶段，在日常运营和系统维护中也同样重要。他们必须提供强大且反应迅速的支持，以促进企业HR管理实践的持续改进。企业需要评估供应商的历史业绩、解决方案的可扩展性和数据安全特性，以确保迁移过程的顺利进行。
云迁移后，持续的评估也至关重要。企业应不断评估这一系统性变革对于公司运作和企业发展的作用，以最大化云迁移的ROI：
• 公司运作：评估HR系统迁到云端后，HR部门是否能更快地响应组织需求。
• 企业发展：持续评估云端系统的可拓展性，随着公司业务的发展扩张，HR云系统也需要持续跟进，不断更新，以满足最新的管理功能需求。
本文来自微信公众号“红杉汇”（ID：Sequoiacap），作者：洪杉，36氪经授权发布。
