如何让大企业像初创公司一样迅速适应变化

当今的商业环境充满了混乱：地缘政治动荡、气候危机、新技术和快速变化的客户需求。面对所有这些混乱，组织必须具备必要的敏捷性，以便快速创新和交付项目。但是，如果组织敏捷性得到正确实施并完全融入公司文化，它会是什么样子？

公司对组织敏捷性的看法普遍存在分歧：在2022年普华永道的一项调查中，超过一半的领导者表示灵活性和弹性很重要，但只有三分之一的高管认为他们的组织在敏捷性方面做得很好。要想在这种颠覆中蓬勃发展，公司管理层需要接受新的工作方式，并授权他们的团队做好变革的准备。

因此，今天我们将探讨过程中出现的问题，以及公司、团队和项目负责人如何克服这些挑战，充分利用敏捷的力量。

01 什么是组织敏捷性？为什么它如此受欢迎？

敏捷组织能够迅速适应并应对内部或外部不可预测的变化，这些变化可能会以各种方式影响或扰乱企业。领导者需要思考如何更好地以客户为中心，如何应对市场对创新产品的迫切需求，以及如何加速产品的交付。这些问题充满不确定性，但成功的关键在于有效应对这些挑战。

传统的静态组织结构和管理方式往往无法快速调整流程和产出，而敏捷的组织能够迅速响应变化，并在变化中持续成长。这些组织不仅对变化充满热情，还通过不断提升整体绩效，将敏捷性转化为竞争优势。组织的敏捷性体现在领导方式上，他们不断迭代提升能力和文化，重塑和重新构想业务，以在不断变化的环境中增强弹性。

对于一些人来说，“敏捷性”可能只是个时髦词汇，他们并不真正理解其内涵。实际上，敏捷性只有在被清晰定义并转化为实际行为时才能发挥作用。组织敏捷性带来的好处显而易见：更高的客户满意度、以人为本的运营模式、更快速的执行和交付，以及更高的产品质量。

02 为什么有些组织比其他组织更难实现敏捷性？

我们发现，实现对市场和业务变化的敏捷响应面临着几个关键挑战。

1.团队或部门间缺乏有效的协调和协作。

这种局面可能因多种原因显现：流程复杂而缺乏标准化、团队孤立且缺乏跨部门支持、执行质量不高。此外，不同团队可能沿用各自的工作方式，缺乏一致性，这进一步导致了所谓的“影子团队”现象，即非正式的小组在没有正式授权的情况下操作。这些因素共同阻碍了组织的快速、高质量执行，常常使员工感到挫败，从而影响其积极性和参与度。这种情况最终会导致生产力下降和效率低下。

2.组织变革管理。

成功的变革管理不仅需要帮助员工适应新变革，还需要提供必要的支持，使他们能够在新环境中成功。然而，许多组织在变革能力方面显得力不从心。而那些在其组织结构中嵌入变革管理能力的组织，则更能有效应对这些挑战。

因此，为了实现组织敏捷性，企业需要建立适当的文化基准和基本要求，包括促进跨部门合作、简化和标准化流程、强化执行质量，以及有效地管理组织变革。这些基准和要求将为组织带来更大的灵活性和应变能力，从而更好地应对市场和业务的快速变化。

03 为什么缺乏共同的愿景和目标，让执行变得困难重重？

创建共同的愿景和目标是推动任何形式敏捷组织的关键。经常发生的一种情况是，在组织的高层甚至在不同职能和团队内部，愿景和目标要么不够明确，要么根本就未设定。如果这些愿景和目标未能得到有效的沟通、理解和接受，就会导致混乱。这种不确定性可能使员工难以界定自己的工作范畴，或不清楚自己的日常工作如何与更高层次的战略目标对接。可以想象，执行一个你甚至不清楚的目标有多难。

因此，确保每个人都理解并相信共同的愿景至关重要。这有助于员工在个人和情感层面上投入到他们的工作中。正是这种投入促使员工每天都充满动力地上班，激发创新并推动持续改进。

行之有效的做法是：领导者让实际执行工作的员工参与定义和协调共同的愿景和目标。虽然他们可能没有从头开始参与，但他们参与制定组织战略和目标，并根据自己团队的具体情况和需求进行调整。这种参与感让员工更能感受到自己与组织目标的联系，增强了归属感。

这种做法不仅能在团队层面推动敏捷实践的建立，而且当一些团队开始展示出这种行为，并以更有效的方式工作时，其他团队和员工也会注意到并开始效仿。这种从内而外的改变，是构建和维持组织敏捷性的基础。

04 如何为自己的项目和团队引入敏捷性？

即使整个组织没有完全转向敏捷模式，仍有方法可以逐步培养敏捷习惯和行为。我们曾经见证过并亲自实施的成功案例，就是引入一些简单的实践，任何人都可以立刻开始应用。例如，每天进行15分钟的站立会议，这是一种相对标准的做法，极大地提高了团队间的透明度和沟通，同时也奠定了运作的严谨性和纪律性基础。

经常使用的另一种方法是定期回顾。管理层会定时停下来，回顾整个项目：“我们做得好的地方在哪里？哪些地方可以调整以取得更好的结果？”此外，坚持进行演示。虽然产品经理经常为客户做演示，但项目负责人也要展示整个项目的工作以及团队的进展。当项目完成大约75%、80%或85%时，把成果展示给利益相关者，并进行所谓的展示和讲解：“这是团队发展的方向。希望团队成员能够适当的时候停下来，参与并提供反馈以帮助公司更快更好的完成的整体部分。”这种做法在提高透明度和促进协作方面确实非常有效。

还有一些小细节，比如设立表扬板或展示板，让团队成员感受到自己的工作受到重视。这些实践虽小，但是对于大型复杂组织中的各职能部门和子组织的领导者来说，都是可行的，且确实能产生显著的正面影响。其他人会注意到这些变化。他们可能在参加全员会议时看到表扬板，感受到这些简单策略的积极效果，并可能被激励去采纳这些方法。正是这些微小的变化，逐步引发了习惯和行为的宏观转变。如果无法在整个组织范围内推动变革，那么寻找并实施一些简单的方法，让这些做法逐步推动改变，便是一种有效的策略。

05 将组织敏捷性融入公司文化时组织面临的挑战

我们观察到，尽管许多组织明白需要推动敏捷性，但实际操作过程中，很多人仅因为看到其他组织这么做而盲目跟随，这种情况在大型转型项目中尤为常见。然而，关键在于理解转型的深层次“为什么”——他们为什么需要采纳敏捷性。一旦领导层真正理解了这些原因，他们展现出的一致性和承诺就显得至关重要。这不仅是支持转型的起步，更是一种持续的、全面的承诺。

比如，在数字化转型过程的项目里，在许多情况下，转型首先在IT部门展开，但仅仅是技术的改变并不能实现最大化的收益或投资回报。敏捷转型需要涵盖人力资源、销售、营销、财务等多个业务和技术团队，确保组织的每一个部门都能向着新的工作方式迈进。当整个组织协同推进，构建敏捷框架时，组织的敏捷性将得到全面提升，使其能够更快地响应市场变化，从而增加市场份额并扩大客户基础。

06 假设一个组织正积极努力将敏捷性融入其文化中，应注意哪些？

首先，沟通至关重要。在任何转型和构建高绩效团队的过程中，都不存在沟通过度的情况。特别是在疫情之后，当团队成员分布在不同地点，而我们又在努力让员工重返工作岗位时，沟通的清晰度显得尤为关键。

其次是员工能力的培养。我们需要确保员工准备好迎接变革，因为简单地强制推行变革并不会带来长期的益处。虽然强制变革可能在短期内产生影响，但很快就会遭遇阻力，因为员工可能会感受到威胁，感到被压迫，甚至感到窒息。长期而言，这种压力感可能导致员工离职，特别是关键人才的流失，对组织的持续成长极为不利。因此，培养员工的能力，使他们能够自然而然地接受并支持变化，是至关重要的。

第三，确保组织的所有功能部门都能有效参与和支持变革。这一点至关重要，因为它涉及到组织内部的各个层面。例如，首席财务官（CFO）需要明白变革带来的财务益处；人力资源部门则应该了解在评估、薪酬等方面如何更公正地对待团队或个人。只有当所有部门都协调一致地工作时，组织的敏捷性才能真正实现并发挥其最大效能。

07 案例介绍如何帮助大型组织提高敏捷性

在最近的人力资源部门优化项目中，项目的目标是提升处理效率，尤其是针对公司在菲律宾和马来西亚共400名员工中的查询响应时间。为了实现这一目标，公司采取了几项关键措施以提升整体的敏捷性。

首先，公司对现有工作流程进行了深入分析，旨在识别和消除效率低下的环节。通过实施看板管理系统，我们重组了团队结构，以促进更高效的协作和通信，这显著缩短了任务的周期时间。

进一步地，我们更新了使用的技术系统，采用了具备高度透明度的新软件。这种改变使得团队成员能够实时查看并自主选择待处理的工单，这不仅提高了处理速度，也增强了团队的自主性和灵活性。此外，这种新的工作模式突破了原有的地域和市场限制，使得全球团队成员都能根据实际情况参与到工单处理中，进一步提升了全球协作的效率。

最后，通过这些措施，公司不仅实现了业务流程的优化，还观察到团队成员的工作满意度和生活平衡有了明显提升。我们深知，团队的幸福感是确保长期成功的关键因素，因此在追求客户满意度的同时，我们也非常重视保持团队成员的幸福感。

这些技术和流程上的更新有效地增强了人力资源团队的敏捷性，使团队能够更快地响应内部需求和市场变化，从而提升了整体的业务性能和团队士气。

08 如何培养团队成员接受与拥抱变革

首先，重视成长型思维。成长型思维是指团队成员如何更好地应对变革中遇到的阻力。对于变革的推动者来说，他们通常从克服抵制变革的困难开始。在团队中，我们可能会遇到几种不同的态度：一些人是先行者，他们很早就准备好面对变革；大多数人则是随波逐流的，而有些人可能会持保守态度，除非他们真正看到变革带来的好处，否则不愿意改变。为了培养成长型思维，鼓励尝试新的方法，如实施最小可行产品（MVP）项目，这些项目可以为期12周，如果证明不会造成负面影响，可以尝试推广。

其次，强调透明度。项目负责人应该鼓励透明的报告和沟通，尤其是避免所谓的“西瓜报告”——外表看起来一切正常（绿色），但内部实际上存在问题（红色）。推荐使用适当的工具进行实时报告，而不是依赖可以操纵数字和数据的传统工具如Excel表格或PowerPoint。采用实时仪表板可以帮助团队成员及时了解项目的真实进展。

最后，倾听每个人的意见，确保团队中没有强势或者较大声音的个体掩盖了其他人的声音。通过这种方式，可以培养一种强大的协作和成长心态，激励团队取得成功。强调团队之间的协作而非内部竞争，因为真正的竞争应该是与外界而不是团队内部。

以上这些策略都是在强调一个核心理念：通过合作而非竞争，来激发团队的共同成长和成功。这种文化将帮助团队更快适应市场变化，有效推动组织目标的实现。

本文来自微信公众号“TPP管理咨询”，作者：TPP管理咨询，36氪经授权发布。