数字档案室建设评价指标3.4自评指标
数字档案室建设评价指标3.4自评指标
评价指标：接收采集功能（系统演示）
详细建议
1. 电子文件接收与采集功能
o 自动接收：
§ 设计灵活的API接口或文件传输协议，支持多种数据来源和业务系统的无缝集成。
§ 实现智能文件类型识别，支持所有常见的文书、照片、录音、录像格式，并能自动适应新出现的文件格式。
§ 在接收过程中，除了基本元数据，还应自动提取和保存业务相关的元数据，如文件来源、业务分类等。
o 手动接收：
§ 提供直观易用的上传界面，支持批量上传和断点续传功能。
§ 在上传前提供文件完整性校验，确保上传的文件未损坏且完整。
§ 允许档案管理员在上传时添加或修改文件元数据，以满足特定业务需求。
2. 传统载体归档文件或数字副本接收与采集
o 辅助接收：
§ 提供高质量的扫描和OCR识别功能，确保纸质文档的数字化副本清晰可读。
§ 支持多种音频、视频格式的数字化转换，并保持原始质量。
§ 在数字化过程中，自动记录详细的转换元数据，并提供转换质量的校验功能。
o 采集与关联：
§ 建立传统载体和数字副本之间的唯一标识符，确保它们之间的关联关系不会丢失。
§ 提供功能以批量处理传统载体的数字化，并自动维护它们与数字副本的映射关系。
3. 元数据与组件关联
o 内容与元数据关联：
§ 确保所有接收和采集的电子文件都与其完整的元数据集关联，包括自动提取和业务相关的元数据。
§ 提供元数据模板功能，允许档案管理员为不同类型的电子文件定制元数据字段。
o 组件关联：
§ 对于包含多个组件的电子档案，提供功能以维护组件之间的层级和顺序关系。
§ 允许档案管理员在系统中以图形化方式查看和管理电子档案的组件结构。
4. 接收采集业务行为元数据记录
o 自动记录：
§ 系统应自动记录每次接收和采集业务行为的详细元数据，包括操作时间、操作人员、操作结果、处理状态等。
§ 提供全面的审计日志功能，允许档案管理员按时间、操作人员、文件类型等维度检索和审查日志。
5. 附加功能与建议
o 文件校验与修复：提供文件完整性校验和修复功能，确保存储的电子文件未损坏且可读。
o 版本管理：为电子文件和数字副本提供版本管理功能，记录每次修改的内容和时间。
o 权限与访问控制：实施严格的权限和访问控制机制，确保只有授权用户才能访问和修改电子文件。
o 用户界面与体验：持续优化用户界面和交互体验，确保档案管理员能够高效地使用系统。
o 培训与指导：提供详细的操作指南、在线帮助和定期培训，确保档案管理员能够充分利用系统的所有功能。
o 持续支持与迭代：建立用户反馈机制，定期收集用户意见和建议，对系统进行持续优化和迭代。
通过遵循这些详细的建议，数字档案管理系统可以确保在接收和采集电子文件、传统载体归档文件或数字副本时功能全面、无遗漏，并且能够满足档案管理的实际需求。这将有助于提高档案管理的效率和质量，同时降低因功能缺失或遗漏而导致的风险。