数字档案室建设评价指标4.4自评指标

数字档案室建设评价指标4.4自评指标

评价指标：电子档案文件格式、质量符合规范要求

1.采用规范的计算机文件格式保存文书类电子档案。文书类电子档案的正本、定璃、公文处理单应以 OFD、PDF、PDF/A 等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）

为了确保文书类电子档案能够按照规范进行保存，避免在归档过程中出现任何扣分情况，以下是一个详细的方案和建议：

方案与建议

1. 明确归档格式要求

· 核心要求：文书类电子档案的正本、定稿、公文处理单等关键文件应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式进行归档保存。

· 格式标准：所选的版式文档格式必须严格符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）的标准。

2. 文件格式转换与验证

· 转换工具：使用经过验证和可靠的文件格式转换工具，确保源文件内容在转换过程中不丢失、不变形。

· 格式验证：转换后的文件应通过专门的格式验证工具进行检查，确保其完全符合DA/T 47-2009标准的要求。

3. 归档前质量检查

· 完整性检查：确保所有需要归档的文书类电子档案都已完整无缺，没有遗漏。

· 可读性验证：验证转换后的文件是否可以在不同的操作系统和阅读器中正常打开和阅读。

· 元数据保留：检查归档文件是否保留了原始的元数据，如文件创建时间、修改时间、作者等。

4. 归档流程与规范

· 归档流程：制定详细的归档流程，包括文件收集、格式转换、质量检查、归档存储等步骤。

· 操作规范：为归档人员提供明确的操作规范，确保每一步都按照标准进行。

5. 长期保存与维护

· 存储环境：选择稳定可靠的存储环境，确保归档文件能够长期安全保存。

· 定期检查：定期对归档文件进行完整性和可读性检查，确保文件没有损坏或丢失。

· 格式更新：随着技术的发展，及时关注新的长期保存格式，并在必要时对归档文件进行格式更新。

6. 培训与监督

· 培训：为归档人员提供关于文件格式、归档流程、操作规范等方面的培训。

· 监督与审计：定期对归档工作进行监督与审计，确保所有步骤都按照标准进行，并及时纠正任何不符合要求的行为。

通过遵循上述方案和建议，可以确保文书类电子档案以规范的计算机文件格式进行保存，并满足所有相关标准和要求，从而避免在归档过程中出现任何扣分情况。

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）是由国家档案局发布的一项重要标准，旨在规范版式电子文件的长期保存格式，确保电子文件的长期可读、可解析、可理解。以下是对该标准的详细解读：

一、背景

随着信息技术的快速发展，电子文件在各个领域的应用日益广泛。版式电子文件作为一种用页面化的形式固定呈现文本、图形、图像等信息的文件，因其固定版面、不易篡改的特性，在交换、发布、存档等方面具有独特优势。然而，电子文件的长期保存面临诸多挑战，如格式兼容性、软硬件依赖、数据丢失等问题。因此，制定统一的长期保存格式标准显得尤为重要。

二、目的

DA/T 47-2009标准的主要目的是基于长期保存和利用的需求，确定版式电子文件应具有的格式特征，为制订版式电子文件格式标准，开发相应的制作、阅读、打印等软件提供依据。通过该标准的实施，可以确保电子文件的长期可读、可解析、可理解，为数字档案资源的长期保存提供有力保障。

三、主要内容

DA/T 47-2009标准明确了版式电子文件长期保存格式应满足的十一项主要需求，具体如下：

1. 格式开放：格式标准和技术规范应公开发表，简洁明了，不应仅为少数厂商认知和掌握，且没有专利和许可的限制。

2. 不绑定软硬件：文件格式应被多种操作系统和硬件平台支持，文件的阅读不依赖于特定的阅读软件。

3. 文件自包含：文件呈现的全部信息应完全自包含，包括全部字体的字形描述信息或嵌入字体程序信息、光栅图像、矢量图形、颜色信息等。

4. 格式自描述：设置规范的元数据集，以文本方式内嵌于文件中，用于描述文件和对象的属性特征，并易于提取和检索。

5. 显示一致性：固定呈现文件页面、章节、段落、字体、图形、图像、色彩等，呈现效果不因软硬件平台和阅读软件变化而变化。

6. 持续可解释：禁止由条件触发的显示或打印内容，禁用音频、视频等多媒体对象，禁用交互式表单和内部可执行代码。

7. 稳健性：文件格式稳定，版本升级更新有序，前后兼容，设置有效的容错机制，不采用有损压缩等操作。

8. 可转换性：支持与其他格式相互转换，支持过时的版式电子文件长期保存格式转换为新的格式。

9. 利于存储：格式紧凑，数据结构合理，数据占用字节数少，支持在一个文件中容纳大量对象和数据。

10. 支持技术认证机制：支持数字签名，且数字签名的全部信息完全自包含。

11. 易于利用：支持增值服务，方便提取数据的子集，如分割页面、提取文本串、图像等，支持全文检索。

四、实施要求

为确保DA/T 47-2009标准的有效实施，各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织在遴选归档保存版式电子文件格式时，应严格遵循该标准。同时，在制订版式电子文件格式标准、开发相应的制作、阅读、打印等软件时，也应以该标准为依据。此外，依据本标准制订版式电子文件长期保存格式和开发软件产品，必须按相关规定经过测试和评估后，才能确认与本标准的一致性。

综上所述，《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）标准在版式电子文件的长期保存中具有重要作用，其实施对于确保电子文件的长期可读、可解析、可理解具有重要意义。

并支持向同級国家综合档案馆果用的长期保存格式转换（公文处理单采用 HTNL、DOC 等格式的，集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的宜要修改稿可以 WPS、RIF、DOC 等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。

一、向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换

1. 核心要求：

o 为确保电子文件的长期可读性和可管理性，需要支持将电子文件转换为同级国家综合档案馆所采用的长期保存格式。

o 这通常意味着归档的电子文件需要符合一定的技术标准和规范，以便在未来能够顺利地被读取和利用。

2. 实施建议：

o 在归档前，对电子文件进行格式检查和转换，确保其符合同级国家综合档案馆的要求。

o 可以使用专业的文件格式转换工具或服务，以确保转换过程的准确性和完整性。

o 转换后的文件应经过严格的质量检查和验证，确保其可读性和可解析性。

二、特定格式公文处理单和修改稿的归档保存

1. 公文处理单：

o 对于采用HTML、DOC等格式的公文处理单，虽然这些格式在日常办公中较为常见，但在长期保存方面可能存在一定风险。

o 建议在归档前，将这些公文处理单转换为更为稳定、可靠的长期保存格式，如PDF/A等。

o 如果确实需要保留原始格式，也应同时归档一份转换后的长期保存格式副本。

2. 集中记录修改过程的彩色留痕稿及重要修改稿：

o 这些文件对于保留文件的修改历史和确保文件内容的真实性具有重要意义。

o 对于这些文件，如果采用WPS、RTF、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式进行归档保存，应确保这些格式在归档时的稳定性和可读性。

o 同时，考虑到这些文件可能包含丰富的格式信息和多媒体内容（如彩色留痕），在归档前应仔细检查和测试，确保这些内容在转换和保存过程中不会丢失或变形。

三、综合建议

1. 建立统一的归档格式标准：

o 在组织内部或行业内建立统一的电子文件归档格式标准，以减少格式转换的复杂性和错误率。

o 标准的制定应参考国家相关标准和行业最佳实践，并结合实际情况进行调整和优化。

2. 加强培训和宣传：

o 对归档人员进行专业的培训和宣传，提高其对电子文件长期保存重要性的认识和对归档格式标准的掌握程度。

o 通过培训和宣传，确保归档人员能够熟练掌握文件格式转换和归档保存的技能和方法。

3. 建立定期检查和维护机制：

o 对归档的电子文件进行定期检查和维护，确保其可读性和完整性不受损害。

o 对于发现的问题和隐患，应及时采取措施进行修复和改进。

通过以上措施的实施，可以确保电子文件的长期保存质量和管理效率，为数字档案资源的长期保存和利用提供有力保障。

文书类电子档案的正本符合《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）要求。抽查20件上年度归档的文书类电子档案。

针对文书类电子档案的正本符合《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）要求，并对20件上年度归档的文书类电子档案进行抽查，可以从以下几个方面进行详细解读和检查：

一、符合性检查要点

1. 纸张与版面要求

· 纸张尺寸：应使用A4型纸，成品幅面尺寸为210mm×297mm。

· 版面设置：天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

2. 公文格式各要素编排规则

· 版头：包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。这些要素应按照GB/T 9704-2012的规定进行编排，如发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色等。

· 主体：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章等。标题一般用2号小标宋体字，正文一般用3号仿宋体字，成文日期一般右空四字编排，印章用红色且不得出现空白印章。

· 版记：包括分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等。分隔线应与版心等宽，抄送机关和印发机关等一般用4号仿宋体字。

3. 特殊格式与要求

· 对于联合行文、命令（令）、纪要等特殊格式的公文，应分别按照GB/T 9704-2012中的相应规定进行编排和印制。

· 电子印章应与实物印章具有同等法律效力，且红头、电子印章应齐全、完整。

二、抽查20件上年度归档的文书类电子档案步骤

1. 随机抽样：从上年度归档的文书类电子档案中随机抽取20件作为样本。

2. 格式检查：

o 核对每件电子档案的纸张尺寸、版面设置是否符合要求。

o 检查公文格式各要素是否齐全，编排顺序是否正确，字体、字号、颜色等是否符合规定。

o 特别注意电子印章的完整性、有效性以及红头的规范性。

3. 内容审核：

o 审核电子档案的内容是否完整、准确，是否存在缺页、漏字等情况。

o 核对文件的标题、文号、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期等关键信息是否齐全、正确。

4. 记录与反馈：

o 对抽查过程中发现的问题进行详细记录，包括问题类型、具体表现、涉及文件等。

o 将抽查结果及时反馈给相关部门或人员，要求其限期整改并跟踪整改进展情况。

三、注意事项

· 在抽查过程中，应严格按照《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的要求进行检查，确保检查结果的客观性和准确性。

· 对于发现的问题，应及时采取措施进行整改，以确保文书类电子档案的规范性和完整性。同时，应加强对归档人员的培训和管理，提高其业务水平和责任意识。

2.采用规范的计算机文件格式保存照片类电子档案。照片类电子档案以 TIFF、JPEG 格式保存，其可交换图像文件（EXIF）信息保存完整，像素数一般不低于300万。抽查 10件上年度归档的照片类电子档案。

1. 文件格式与EXIF信息检查

目标：确保所有照片类电子档案以TIFF或JPEG格式保存，且EXIF信息保存完整。

步骤：

1. 格式检查：

o 使用专业的图像查看或编辑软件（如Adobe Photoshop、GIMP等）打开每件照片电子档案。

o 确认文件格式是否为TIFF或JPEG。如果不是，需转换为规定的格式。

2. EXIF信息检查：

o 使用支持EXIF信息查看的软件（如ExifTool、FastPictureViewer等）检查每件照片的EXIF信息。

o 确认EXIF信息是否完整，包括拍摄日期、时间、相机型号、曝光设置等。

3. 记录检查结果：

o 对于格式或EXIF信息不符合要求的照片，记录其文件名和具体问题。

2. 像素数检查

目标：确保所有照片类电子档案的像素数不低于300万。

步骤：

1. 像素数检查：

o 使用图像查看或编辑软件打开每件照片。

o 检查照片的像素数（宽度×高度）。

2. 记录检查结果：

o 对于像素数低于300万的照片，记录其文件名和具体像素数。

3. 整改与归档

目标：对不符合要求的照片进行整改，并重新归档。

步骤：

1. 格式与EXIF信息整改：

o 对于格式不符合要求的照片，使用图像编辑软件将其转换为TIFF或JPEG格式，并确保EXIF信息完整。

o 对于EXIF信息不完整的照片，尝试使用专业软件恢复或补充缺失的信息。

2. 像素数整改：

o 对于像素数低于300万的照片，如果原始文件可用，使用图像编辑软件将其调整到规定的像素数。

o 如果原始文件不可用或无法调整像素数，需与相关部门或人员沟通，获取符合要求的照片。

3. 重新归档：

o 将整改后的照片按照规定的文件格式和命名规则重新归档。

o 更新档案目录和索引，确保能够准确检索到每件照片。

4. 后续管理与维护

目标：建立长期有效的照片类电子档案管理机制。

建议：

1. 定期培训：定期对档案管理人员进行数字档案管理培训，提高其专业知识和技能。

2. 制定规范：制定详细的照片类电子档案管理规范，包括文件格式、像素数、命名规则等。

3. 定期抽查：每年至少进行一次照片类电子档案的抽查，确保档案质量持续符合要求。

4. 备份与迁移：定期对照片类电子档案进行备份，并考虑随着技术的发展进行格式迁移，以确保档案的长期可读性。

通过以上方案和建议的实施，可以确保照片类电子档案的管理规范且不扣分。

4.采用规范的计算机文件格式保存录音类电子档案。重要或珍贵的录音类电子档案以 WAV 格式保存，其他的以 MP3 格式保存，音频采样率不低于 44.1kHz。抽查5件录音类电子档案

针对您提出的关于录音类电子档案的管理要求，以下是一个详细的查漏补缺方案和建议，以确保录音类电子档案的管理规范且不扣分：

1. 文件格式与采样率检查

目标：确保所有录音类电子档案以WAV或MP3格式保存，且音频采样率不低于44.1kHz。

步骤：

1. 格式检查：

o 使用音频编辑或播放软件（如Audacity、VLC等）打开每件录音电子档案。

o 确认文件格式是否为WAV或MP3。如果不是，需转换为规定的格式。

2. 采样率检查：

o 在音频编辑或播放软件中查看每件录音的采样率。

o 确认采样率是否不低于44.1kHz。如果低于此标准，需要进行重采样以提升采样率。

3. 记录检查结果：

o 对于格式或采样率不符合要求的录音，记录其文件名和具体问题。

2. 整改与归档

目标：对不符合要求的录音进行整改，并重新归档。

步骤：

1. 格式与采样率整改：

o 对于格式不符合要求的录音，使用音频编辑软件将其转换为WAV或MP3格式。

o 对于采样率低于44.1kHz的录音，使用音频编辑软件进行重采样，以提升其采样率至规定标准。

2. 重新归档：

o 将整改后的录音按照规定的文件格式和命名规则重新归档。

o 更新档案目录和索引，确保能够准确检索到每件录音。

3. 后续管理与维护

目标：建立长期有效的录音类电子档案管理机制。

建议：

1. 定期培训：定期对档案管理人员进行数字档案管理培训，提高其专业知识和技能。

2. 制定规范：制定详细的录音类电子档案管理规范，包括文件格式、采样率、命名规则等。

3. 定期抽查：每年至少进行一次录音类电子档案的抽查，确保档案质量持续符合要求。

4. 备份与迁移：定期对录音类电子档案进行备份，并考虑随着技术的发展进行格式迁移，以确保档案的长期可读性。

5. 访问权限控制：为录音类电子档案设置适当的访问权限，确保只有授权人员能够访问和修改这些档案。

6. 元数据管理：为每件录音类电子档案创建详细的元数据，包括录音时间、地点、参与者、内容描述等，以便更好地检索和利用这些档案。

通过以上方案和建议的实施，可以确保录音类电子档案的管理规范且不扣分。同时，这些措施也有助于提高录音类电子档案的长期保存和利用价值。

采用规范的计算机文件格式保存录像类电子档案。录像类电于档案以 MPG、MP4 格式保存，比特率不低于 8Mbps。抽查5件录像类电子档案

针对您提出的关于录像类电子档案的管理要求，以下是一个详细的查漏补缺方案和建议，以确保录像类电子档案的管理规范且不扣分：

1. 文件格式与比特率检查

目标：确保所有录像类电子档案以MPG或MP4格式保存，且比特率不低于8Mbps。

步骤：

1. 格式检查：

o 使用视频播放软件（如VLC、PotPlayer等）或专业的视频编辑软件（如Adobe Premiere、Final Cut Pro等）打开每件录像电子档案。

o 确认文件格式是否为MPG或MP4。如果不是，需转换为规定的格式。

2. 比特率检查：

o 在视频播放软件或视频编辑软件中查看每件录像的比特率信息。

o 确认比特率是否不低于8Mbps。如果低于此标准，需要重新编码以提升比特率。

3. 记录检查结果：

o 对于格式或比特率不符合要求的录像，记录其文件名和具体问题。

2. 整改与归档

目标：对不符合要求的录像进行整改，并重新归档。

步骤：

1. 格式与比特率整改：

o 对于格式不符合要求的录像，使用视频编辑软件将其转换为MPG或MP4格式。

o 对于比特率低于8Mbps的录像，使用视频编辑软件进行重新编码，以提升其比特率至规定标准。

2. 重新归档：

o 将整改后的录像按照规定的文件格式和命名规则重新归档。

o 更新档案目录和索引，确保能够准确检索到每件录像。

3. 后续管理与维护

目标：建立长期有效的录像类电子档案管理机制。

建议：

1. 定期培训：定期对档案管理人员进行数字档案管理培训，提高其专业知识和技能。

2. 制定规范：制定详细的录像类电子档案管理规范，包括文件格式、比特率、命名规则、存储要求等。

3. 定期抽查：每年至少进行一次录像类电子档案的抽查，确保档案质量持续符合要求。

4. 备份与迁移：定期对录像类电子档案进行备份，并考虑随着技术的发展进行格式迁移，以确保档案的长期可读性。

5. 访问权限控制：为录像类电子档案设置适当的访问权限，确保只有授权人员能够访问和修改这些档案。

6. 元数据管理：为每件录像类电子档案创建详细的元数据，包括录像时间、地点、参与者、内容描述等，以便更好地检索和利用这些档案。

7. 存储环境监控：监控存储录像类电子档案的服务器或存储设备的运行状态和环境条件，确保档案的存储安全。

通过以上方案和建议的实施，可以确保录像类电子档案的管理规范且不扣分。同时，这些措施也有助于提高录像类电子档案的长期保存和利用价值。