众所周知,文件外发管控,是确保企业信息安全、防止敏感数据泄露的重要措施。
那么,公司如何实现对文件外发的管控?
本文为大家分享四个实用的小技巧,一起来看一看吧。
1. 文件外发审批
当员工需要将加密文件发送给外部人员时,需经过审批流程,确保敏感信息的流出得到监管。
外发审批结果:
2.外发文件控制
对于需要与合作伙伴或客户共享的文件,可以将其制作成外发包。
通过控制外发文件的最大打开天数、次数和密码等参数,可以防止外发文件被客户或供应商泄密。
3.监控与审计
支持查看终端用户的文件外发情况,了解内部文件的外发去向,有效帮助管理员掌握文件的使用途径。
一旦发现异常外发行为,会及时发出警报并采取相应措施。
4.外发水印
支持外发屏幕水印及外发打印水印,可以设置打印时间、操作员名称等,还可以配置打开外发文件时强制显示水印,有效防止信息泄露。
这样,即使文件被外发,也可以通过水印追溯到文件的来源,对违规外发行为起到威慑作用。
1.文件加密
先进的加密算法:使用先进的加密算法,如SM3、SM4、MD5等,确保文件在传输过程中不被非法获取。即使文件被截获,也无法被未经授权的人员解密。
透明加密:透明无感知,不改变员工操作习惯,不影响员工工作效率。
智能加密:本地自己生成的文件都不加密,但是能打开公司内部的加密文件。
只解密不加密:操作加密文件打开保存之后就会自动解密,不需要走申请解密流程。
只读模式:终端操作加密文件时只允许阅读,无法修改,无法另存。
落地加密:无论文件位于哪个位置,只要文件离开安全区域或被保存到非安全区域,就会自动加密。
2.文件分类与分级管理
分类与分级:根据公司文件的重要性和敏感性,将其分为机密、秘密、内部使用等不同等级。
例如,财务报表、研发资料等应列为高度敏感文件,而一些公开宣传资料则可能属于内部使用级别。
3.访问权限控制
明确职责与权限:明确每个员工在公司中的角色和职责,根据工作需要授予相应的文件访问权限。
例如,销售人员可能只需访问客户合同等与销售业务直接相关的文件,而无需访问研发部门的技术文档。
4.安全培训与意识提升
定期开展员工安全意识培训,提高员工对文件外发风险的认识。
培训内容可以包括案例分析、安全讲座等形式,让员工了解文件外发可能带来的后果,增强保密意识。
以上便是为大家分享的全部内容了,如果您还想要了解更多相关知识,欢迎评论或私信小编!
编辑:小然
EthanUncle 2024-10-28
ipodix艾普蒂生物 2024-10-28
四方饺子 2024-10-28