众所周知，文件外发管控，是确保企业信息安全、防止敏感数据泄露的重要措施。

那么，公司如何实现对文件外发的管控？

本文为大家分享四个实用的小技巧，一起来看一看吧。

4个实用小技巧（流程）

1. 文件外发审批

当员工需要将加密文件发送给外部人员时，需经过审批流程，确保敏感信息的流出得到监管。

外发审批结果：

2.外发文件控制

对于需要与合作伙伴或客户共享的文件，可以将其制作成外发包。

通过控制外发文件的最大打开天数、次数和密码等参数，可以防止外发文件被客户或供应商泄密。

3.监控与审计

支持查看终端用户的文件外发情况，了解内部文件的外发去向，有效帮助管理员掌握文件的使用途径。

一旦发现异常外发行为，会及时发出警报并采取相应措施。

4.外发水印

支持外发屏幕水印及外发打印水印，可以设置打印时间、操作员名称等，还可以配置打开外发文件时强制显示水印，有效防止信息泄露。

这样，即使文件被外发，也可以通过水印追溯到文件的来源，对违规外发行为起到威慑作用。

附加功能与其他安全措施介绍（可选）

1.文件加密

先进的加密算法：使用先进的加密算法，如SM3、SM4、MD5等，确保文件在传输过程中不被非法获取。即使文件被截获，也无法被未经授权的人员解密。

透明加密：透明无感知，不改变员工操作习惯，不影响员工工作效率。

智能加密：本地自己生成的文件都不加密，但是能打开公司内部的加密文件。

只解密不加密：操作加密文件打开保存之后就会自动解密，不需要走申请解密流程。

只读模式：终端操作加密文件时只允许阅读，无法修改，无法另存。

落地加密：无论文件位于哪个位置，只要文件离开安全区域或被保存到非安全区域，就会自动加密。

2.文件分类与分级管理

分类与分级：根据公司文件的重要性和敏感性，将其分为机密、秘密、内部使用等不同等级。

例如，财务报表、研发资料等应列为高度敏感文件，而一些公开宣传资料则可能属于内部使用级别。

3.访问权限控制

明确职责与权限：明确每个员工在公司中的角色和职责，根据工作需要授予相应的文件访问权限。

例如，销售人员可能只需访问客户合同等与销售业务直接相关的文件，而无需访问研发部门的技术文档。

4.安全培训与意识提升

定期开展员工安全意识培训，提高员工对文件外发风险的认识。

培训内容可以包括案例分析、安全讲座等形式，让员工了解文件外发可能带来的后果，增强保密意识。

以上便是为大家分享的全部内容了，如果您还想要了解更多相关知识，欢迎评论或私信小编！

编辑：小然