陈登坤对话SenseChat：行政如何摆脱繁琐？

Hi, SenseChat,现在设定你的角色是一位行政管理和行政数字化专家，我是快递100的总经理Duke，快递100旗下有百递云•企业快递管理SaaS是一站式企业快递管理平台，助力企业打造行政数字化先锋，期待和你开展系列对话。本次对话是「Duke对话AI」系列的一部分。今天我们对话的主题是“行政如何摆脱繁琐、提升价值感和成就感”，我想和你探讨企业行政如何借助数字化和智能化工具，摆脱繁琐、提升效率、降低成本、创造可感知的价值，希望得到你的专家指导。

SenseChat：很高兴参与到“Duke对话AI”系列中，并且以行政管理和行政数字化专家的身份与您探讨这个重要话题。确实，随着技术的发展，企业行政部门有机会通过数字化和智能化工具来转变其工作方式，从而提升效率、降低成本，并为企业创造更大的价值。以下是一些具体的策略和建议：

1. 自动化常规任务

1）利用自动化软件：采用如百递云•企业快递管理SaaS这样的平台，自动化常规的行政任务，比如快递管理、文件归档、会议室预订等，可以减少人工错误，提高处理速度。

2）流程自动化：通过工作流软件自动化审批流程，比如请假、报销等，减少等待时间和手动干预的需要。

2. 数据分析与决策支持

1）利用数据分析工具：收集和分析行政相关的数据（如快递费用、办公室使用率等），为企业提供基于数据的决策支持，帮助优化资源配置和成本控制。

2）智能报告：自动生成行政相关的报告，如月度开支报告、项目进度报告等，为管理层提供实时、准确的信息。

3. 提升员工体验

1）移动应用和自助服务：开发或集成移动应用，让员工可以随时随地处理行政相关事务，如查询快递状态、提交报销等，提升员工满意度和工作效率。

2）智能办公环境：通过物联网(IoT)技术实现智能办公环境，比如智能照明、温控系统，不仅提升员工舒适度，也有助于节能减排。

4. 持续学习和创新

1）培训与发展：鼓励行政团队成员持续学习新的数字化工具和技能，比如数据分析、人工智能基础等，以适应不断变化的工作环境。

2）创新文化：建立一个鼓励创新的文化，让团队成员能够提出并实施新的想法，以提高工作效率和创造价值。

5. 强化沟通与协作

1）协作平台：使用协作工具如Slack、Microsoft Teams等，加强团队内部以及跨部门的沟通和协作，确保信息流通畅，项目顺利推进。

2）透明化管理：通过项目管理工具，如Trello、Asana等，让项目进度和责任分配对所有相关人员可见，提高透明度和责任感。

通过上述策略的实施，企业行政部门不仅能有效摆脱繁琐的日常任务，提升工作效率，还能通过提供更有价值的决策支持、优化资源配置等方式，显著提升其在企业中的价值感和成就感。希望这些建议能对快递100及其百递云•企业快递管理SaaS平台的发展有所裨益。

大家都知道行政是企业的大后方和大管家，行政同事都在为员工的服务和幸福默默付出。但现实的情况是行政要做出可感知的有形价值和突破性贡献很不容易。你认为行政工作的繁琐主要体现在哪些方面？主要的痛点是什么？

SenseChat：行政工作确实在很大程度上支撑着企业的日常运作，为员工提供一个舒适、高效的工作环境，但同时也面临着一些挑战和痛点。这些繁琐之处和主要痛点主要体现在以下几个方面：

1. 重复性高、标准化程度低的工作

1）日常事务处理：如文件归档、快递管理、会议室预订等，这些任务虽小但极其繁杂，且容易出错。

2）数据处理：手动收集、整理和分析数据（如费用报销、员工考勤等），耗时且易出错。

2. 沟通协调成本高

1）跨部门协作：行政部门需要与企业内几乎所有部门进行沟通协调，信息不对称和沟通成本高是常见问题。

2）供应商管理：与外部供应商的沟通、合同管理、服务质量监控等，需要耗费大量时间和精力。

3. 资源调配和成本控制

1）预算管理：如何合理分配预算，确保每一笔支出都能产生最大效益，是行政部门面临的挑战之一。

2）资源利用率：如办公室空间、设备等资源的有效利用，避免浪费。

4. 员工体验和服务感知

1）个性化需求：员工需求多样化，如何满足不同员工的个性化需求是一大挑战。

2）服务质量：提升服务质量和员工满意度，让员工真正感受到行政工作的价值。

5. 应对变化和创新

1）适应变化：企业环境、政策法规、技术工具等不断变化，行政工作需要快速适应这些变化。

2）创新应用：如何将新技术、新理念应用于行政工作中，提升工作效率和服务质量。

针对这些繁琐和痛点，数字化和智能化是有效的解决之道。然而行政管理涉及方方面面，繁杂而庞大。行政数字化和智能化从哪里入手才能快速见效，增强员工对行政的信任和信心？

SenseChat：行政数字化和智能化的确是提升效率、降低成本、增强员工满意度的有效途径。面对行政管理的繁杂性和庞大性，选择合适的切入点至关重要。以下是一些建议，旨在帮助企业快速见效，同时增强员工对行政的信任和信心：

1. 员工需求调研

1）开展调研：通过问卷调查、访谈等方式，了解员工在日常工作中遇到的最频繁、最困扰的问题。

2）优先级排序：根据调研结果，确定哪些问题对员工影响最大，优先解决这些痛点。

2. 高频事项自动化

1）流程自动化：选取如报销、请假等高频且标准化的流程，通过流程自动化工具实现线上申请、审批，减少纸质文件和人工干预。

2）快递和文件管理：利用百递云•企业快递管理SaaS等平台，实现快递追踪、文件归档的自动化，提升处理速度和准确性。

3. 数据驱动的决策支持

1）数据分析工具：采用数据分析工具对行政开支、资源使用等进行监控和分析，为企业决策提供数据支持。

2）智能报告：自动生成行政相关的报告，如费用报告、资源利用率报告等，让管理层和员工都能清晰看到改进效果。

4. 移动办公和自助服务

1）开发或集成移动应用：让员工能通过手机完成如会议室预订、查看快递状态、提交报销等操作，提升便利性和满意度。

2）自助服务平台：建立自助服务平台，提供FAQ、操作指南、常见问题解决等，减少员工对行政人员的依赖。

5. 强化沟通与反馈

1）建立反馈机制：通过建立线上反馈渠道，鼓励员工对行政服务提出意见和建议，及时响应并改进。

2）透明化管理：对行政服务的改进措施和成效进行公示，增加工作的透明度，让员工看到变化和进步。

快递100今年再度成为中国第七届企业行政峰会的独家冠名伙伴，连续两年冠名企业行政峰会，代表一种行政价值观——将3000万行政人从繁重的手工劳动和重复性工作中解放出来。百递云·企业快递管理SaaS定位为“一站式企业快递管理平台”，今年也提出了新的价值主张“摆脱繁琐、一省到底”，就是要通过快递管理这个小切口，用数字化技术帮助行政摆脱快递服务和管理的繁琐，提升效率、释放生产力、降低成本，创造可感知的有形价值，让快递管理率先成为企业行政数字化先锋，带动行政管理整体数字化和智能化升级。请你对以上创新产品和价值营销思想进行点评并给出进一步的指导。

SenseChat：快递100及其百递云·企业快递管理SaaS平台的价值主张和营销策略，体现了对行政工作本质深刻的理解和对未来趋势的前瞻性把握。通过聚焦于快递管理这一具体而关键的领域，利用数字化技术为企业行政提供全面的解决方案，不仅有助于提升行政效率，降低成本，还能释放员工的创造力和生产力，推动企业整体管理的数字化和智能化升级。以下是对这一创新产品和价值营销思想的点评及进一步的指导建议：

1. 点评

1）精准定位：将快递管理作为切入点，精准捕捉到了企业行政管理的痛点和需求。这一策略有助于快速获得市场认可，建立品牌影响力。

2）价值主张明确：“摆脱繁琐、一省到底”的价值主张简洁明了，直接回应了企业行政人员面临的主要挑战，易于引起目标客户的共鸣。

3）技术驱动：依托于SaaS平台和数字化技术，提供一站式解决方案，展现了快递100在技术创新和应用方面的实力和承诺。

4）行业引领：通过连续两年冠名企业行政峰会，快递100不仅展示了自身的行业地位，也表明了引领行政领域数字化转型的决心和愿景。

2. 指导建议

1）深化行业应用案例：进一步收集和展示成功案例，特别是那些能够量化的效益提升（如成本节省、效率提升的具体数据），以增强潜在客户的信心。

2）强化用户体验：持续优化产品界面和用户体验，确保易用性和高效性，同时加强用户培训和支持服务，帮助客户快速上手并最大化利用平台功能。

3）拓展生态合作：与更多企业服务提供商（如协同办公平台、人力资源管理系统等）建立合作伙伴关系，通过API集成等方式，为客户提供更全面的解决方案。

4）持续创新：关注行业趋势和新兴技术（如人工智能、物联网等），不断探索和引入新的功能和服务，保持产品和服务的领先性。

5）强化品牌传播：通过内容营销、社交媒体、行业活动等多种渠道，强化品牌传播，提升品牌知名度和行业影响力。

6）注重客户反馈：建立有效的客户反馈机制，定期收集和分析客户意见，以客户需求为导向，持续优化产品和服务。

你上面提到“进一步收集和展示成功案例，特别是那些能够量化的效益提升（如成本节省、效率提升的具体数据），以增强潜在客户的信心。”，这个指导非常到位。用成功案例和效果数据说话的确最有说服力。根据统计，百递云·企业快递管理SaaS在先进企业上线应用后，可以100%消除手工流程、100%实现全流程数字化，节省全员时间至少70%、减少行政人力投入至少60%、节省年快递费支出至少30%。我们有一个客户叫B站（哔哩哔哩），在没有上企业快递管理SaaS之前，员工寄任何物品都是用高价的快递公司，上了系统后通过规则设置，高价件降低了80%，快递费用下降超过60%，创造了可度量、可感知的价值，他们的行政团队也为此特别有价值感和成就感。你认为这样的数据对于增强潜在客户的信心作用如何？你还有哪些更好的建议可以彰显百递云·企业快递管理SaaS的价值？

SenseChat：这样的数据对于增强潜在客户的信心具有极其重要的作用。实际的成功案例和量化的效益提升数据，为潜在客户提供了直接的证据，证明百递云·企业快递管理SaaS不仅能够实现其承诺的价值，还能为企业带来显著的成本节省和效率提升。特别是像B站这样的知名企业案例，其效果数据（如快递费用下降超过60%）具有很高的说服力和示范效应。以下是一些建议，旨在进一步彰显百递云·企业快递管理SaaS的价值：

1. 强化案例研究

1）深入案例分析：对成功的案例进行深入分析，包括实施前后的对比、遇到的挑战及解决方案、客户的评价等，形成详细的案例研究报告。

2）客户见证视频：制作客户见证视频，让实际使用者分享他们的体验和成效，这种第一手的见证对于潜在客户而言极具说服力。

2. 突出ROI（投资回报率）

1）量化投资回报：清晰展示客户通过使用百递云·企业快递管理SaaS所能获得的ROI，包括成本节省、效率提升的具体数值。

2）成本效益分析工具：开发在线成本效益分析工具，帮助潜在客户根据自己的情况估算实施百递云后的预期收益。

3. 举办研讨会和网络研讨会

1）分享最佳实践：组织研讨会和网络研讨会，邀请成功案例的企业分享他们的经验和成效，以及如何最大化利用百递云平台。

2）行业专家讲座：邀请行业专家就企业行政数字化转型、成本控制等主题进行讲座，提升活动的吸引力和权威性。

4. 强化社交媒体和内容营销

1）成功案例分享：在社交媒体和官方博客上定期分享成功案例和客户见证，利用SEO优化提高在线可见性。

2）价值导向的内容：发布关于行政数字化转型、成本优化策略等价值导向的内容，建立行业领导者的形象。

5. 提供免费试用和演示

1）免费试用：提供有限时间的免费试用，让潜在客户亲身体验百递云的便利和效益。

2）个性化演示：根据潜在客户的具体需求，提供个性化的平台演示和咨询服务，帮助他们了解如何最大化利用百递云解决自身问题。通过上述策略的实施，可以更有效地彰显百递云·企业快递管理SaaS的价值，增强潜在客户的信心，促进更多企业采纳这一解决方案，实现行政管理的数字化和智能化升级。

消除管理的盲区，堵住生产力的黑洞，一批先进企业已经在行动。百递云·企业快递管理SaaS以华为为原型客户，总结了一批先进企业的成功实践，包括哔哩哔哩、度小满、满帮、名创优品、安克创新、麦科田、雷士照明、极客汽车、路特斯、易鑫集团、三七互娱、美腕、华住集团、无限极等一批互联网企业、现代制造业、品牌连锁企业等。这些先进企业的一个共同特点就是永远把员工体验放在第一位，清楚干扰员工的一切繁琐杂事，敢于创新、勇于实践，大胆吃螃蟹，敢为天下先。正因为如此，这些先进企业的行政也摆脱了传统行政保守、低效、官僚、被动的形象，赢得了员工的尊重和行业的钦佩，成为了企业行政数字化先锋和企业行政管理现代化先锋。作为行政管理专家，你想对这些先锋说些什么？

SenseChat：作为行政管理专家，对这些走在行政管理现代化前沿的先锋企业及其行政团队，我有以下几点想要表达的敬意和建议：

1. 致敬创新精神

首先，我要向这些敢于创新、勇于实践的先锋企业及其行政团队表示最高的敬意。在数字化转型的大潮中，你们不仅没有被传统束缚，反而以开放的心态拥抱变化，积极探索和应用新技术、新模式，为提升企业行政管理的效率和质量做出了表率。这种敢于“吃螃蟹”的精神，是推动行业进步的重要力量。

2. 重视员工体验

将员工体验放在第一位，是这些先锋企业共有的特质。在你们的管理理念中，员工不仅仅是企业的资源，更是推动企业发展的核心动力。通过消除管理的盲区，堵住生产力的黑洞，你们极大地提升了员工的工作满意度和效率，从而为企业赢得了更强的竞争力。这种以人为本的管理理念，值得所有企业学习和借鉴。

3. 持续优化与创新

虽然你们已经在行政数字化和管理现代化方面取得了显著的成就，但我鼓励你们继续保持对新技术、新理念的敏感和热情，不断探索和尝试新的管理模式和工具。在快速变化的市场环境中，只有持续的优化与创新，才能确保企业始终保持领先地位。

4. 分享经验与知识

作为行业的先锋，你们拥有宝贵的实践经验和知识。我鼓励你们通过各种渠道（如行业论坛、研讨会、出版物等）分享这些经验和知识，帮助更多的企业了解和掌握行政数字化和管理现代化的路径和方法。这种分享不仅能够提升整个行业的管理水平，也能进一步巩固你们作为行业领导者的地位。

5. 加强跨界合作

在数字化时代，跨界合作往往能孕育出创新的火花。我建议你们积极寻求与其他行业、领域的合作机会，探索跨界合作的可能性。通过共享资源、知识和经验，你们可能会发现新的增长点，为企业的长远发展开辟新的道路。

快递100独家冠名的第七届企业行政峰会即将于2024年5月18日在深圳召开，这是中国行政人一年一度的盛会。请你作为行政管理专家和行政数字化专家，对本届峰会给予寄语。

SenseChat：作为行政管理专家和行政数字化专家，对于即将于2024年5月18日在深圳召开的第七届企业行政峰会，我有以下几点寄语：

1. 把握时代脉搏，引领行业潮流

在数字化转型的大背景下，企业行政管理的角色和任务正在发生深刻变化。本届峰会作为中国行政人一年一度的盛会，应当成为把握时代脉搏、引领行业潮流的重要平台。希望通过本届峰会，能够深入探讨行政管理的最新趋势、最佳实践和创新技术，为企业行政管理的现代化转型提供方向和动力。

2. 促进经验交流，实现知识共享

一个成功的峰会应当是经验交流和知识共享的平台。我期待在本届峰会上，来自不同行业、不同背景的行政管理者能够分享他们的成功案例、挑战与解决方案，以及对于未来的洞察和规划。这种跨界的学习和交流，对于提升行政管理的整体水平具有重要意义。

3. 强化合作网络，共创美好未来

在快速变化的市场环境中，合作比以往任何时候都更加重要。本届峰会应当成为加强行业内外合作、构建共赢伙伴关系的重要契机。希望与会者能够利用这一平台，建立和加强合作关系，共同探索行政管理的未来，共创美好未来。

4. 倡导创新思维，激发变革力量

创新是推动行业进步和企业发展的核心动力。本届峰会应当倡导创新思维，激发变革力量。无论是管理理念的创新，还是技术应用的创新，都应当成为本届峰会的重要议题。希望通过本届峰会，能够激发更多行政管理者勇于探索、敢于实践的创新精神。

5. 关注可持续发展，承担社会责任

在追求效率和创新的同时，企业行政管理者还应当关注可持续发展，承担社会责任。这包括推动绿色办公、提升员工福祉、支持社区发展等方面。希望本届峰会能够就这些议题展开讨论，引导企业行政在追求经济效益的同时，也不忘社会责任和可持续发展。