在日常工作中，我们往往需要围绕特定事项进行跨部门、跨团队的协作沟通，一起推动目标实现。

在事项进行中，存在着沟通效率、信息对称、执行进度等痛点：

1、沟通效率需要提升：多部门多组织的沟通过程中，信息往往需要通过多个渠道传递，来源分散，如何让信息集中，提升效率？

2、沟通工具需要统一：团队成员可能来自不同部门，使用不同的设备和平台，需要一个统一平台消除信息孤岛。

3、决策过程信息需对称：在决策过程中，需要确保所有参与者都能够获得相同的背景信息，促进信息的对称性。

4、历史记录需要可追踪：在项目或任务执行过程中，重要的沟通和决策需要完整记录下来，用户能够随时回顾历史记录。

5、任务分配和进度透明：在团队协作中，任务分配和进度更新往往是沟通的焦点，这些信息需要相关成员透明可见，提升协作效率。

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针对组织需求，泛微·易秒办即时通讯及移动门户平台推出“事项群”功能，协助组织围绕一件事项组建专项沟通群，集中沟通协作，与事项相关的客户、项目、费用等要素紧密相关联；群聊消息智能转日程、待办等，通过智能机器人自动提炼沟通摘要，让沟通更有效，让业务更协同。

01.流程审批中一键建事项群

人员自动加入，具备群聊基本功能

事项群的创建始终围绕着事项。用户可以根据系统中具体的单个任务、项目、文档、流程等快速创建群组，以便相关成员能够及时参与到事项讨论与协作中。

在事项页面即可快速组群，无需一个个问联系方式找人拉群，参与事项的人员自动加入到群里，明确沟通内容和事项，减少沟通时间成本。

为了防止重复建群，事项群默认只能创建一个。

事项群建立过程中，具备群聊设置基本功能，可修改群名称、修改群主、设置管理员，也可邀请指定人员入群，还可以快速选择和事项相关的人员入群沟通。

中途加入事项的相关人员也可直接入群，无需申请，并且可以查看历史沟通记录，快速了解背景情况，进入事项沟通。

02.群聊中关联客户、项目、合同、费用...

围绕事项进行，业务强关联

1）群聊围绕事项进行

在事项群沟通中，需要查看事项内容，可直接点击群组的事项标签，支持直接打开事项；也可以通过群组关联功能，找到关联的事项，让群聊始终围绕事项进行。

2）群聊关联流程、项目、客户、费用、合同等

事项群中根据业务不同，形象化展示数据，例如项目事项群，展示该项目相关的任务、合同、客户、费用等数据信息及相关进度。

用户在群聊内即可了解事项所有相关信息，快速处理相关工作内容，提高工作效率。

3）汇总事项沟通内容

在事项群中，用户可以针对这个事项进行讨论和沟通，沟通内容会统一汇总在事项群中，还可以利用群组关联的功能，在事项群中关联相关的事项和群组。可在事项中随时打开事项群，查看沟通内容。

4）内容快速分享

在事项协作过程中，通常需要在群里分享事项相关信息，来推动项目进展。

现在，可直接在事项群中直接发送相关事项卡片消息，为群聊参与者自动赋予相应的事项查看处理权限。简化事项分享流程，确保权限即时到位，加速任务执行与提升事项沟通效率。

也可以向群里发送关注内容，用户可将重要文档、链接或讨论内容一键分享至群聊会话中，以便事项跟踪与讨论。提升信息透明度，促进团队成员间的知识共享与协作。

5）群聊文档协作

在聊天过程中，用户可直接创建新的协同文档，并邀请团队成员共同编辑。让事项相关文档聚合在一起，促进团队协作与知识沉淀。

03.群聊消息一键转日程、待办、任务...

增强团队任务协作执行效率

1）消息转待办

在事项群中接收到需要后续处理的工作任务或事项时，可直接将消息转换为待办事项，便于个人任务管理。减少手动记录工作量，确保任务不遗漏，提高工作效率。

2）消息转日程

事项有关的会议安排、客户拜访等日程信息常以消息形式传递，用户可将相关消息一键转为日程，自动同步至个人日历。确保时间安排的准确性和及时性。

3）消息转任务/项目

在项目管理或团队协作中，项目需求、任务分配等信息通过聊天传达，用户可将关键消息快速转化为项目或任务条目。促进项目信息的快速整合与追踪，增强团队协作效率。

04.群聊消息自动生成消息纪要

一键反馈至事项评论

在事项群组中将事情沟通确认后，用户可以将其中重要的沟通记录一键反馈到事项的评论中，为事项决策提供有力信息。

05.群聊配备智能机器人助手

让问题更高效地自助解决

1）消息智能回答

用户在聊天中提出问题，系统自动识别并触发智能问答服务，快速返回解答或引导至相应解决流程。提升问题解决效率，增强用户体验。

2）聊天记录智能形成摘要

对于长篇幅的聊天记录，用户可利用泛微智能AI技术快速生成摘要，便于快速回顾与理解讨论要点。提升信息处理能力，节省时间成本，增强决策效率。

价值总结

事项群功能通过提供一个集中、即时、高效、跨部门的沟通和协作平台，适用于组织多种办公与业务场景，例如客户需求评估流程、产品技术问题支持、项目审批流程、紧急任务协调等。

1、即时沟通与协作：团队成员可以随时随地参与到与特定事项相关的沟通和协作中，确保了信息的快速流通。

2、集中管理与信息汇总：所有与特定事项相关的沟通内容都被集中在一个平台上，提高了信息的透明度，减少了重复沟通的需要。

3、促进跨部门协作：事项群可以跨越部门和团队界限，有助于打破信息孤岛，促进不同部门之间的信息共享和协同工作。

4、记录与追溯：沟通记录可以被保存和追溯，为组织提供了宝贵的历史数据，有助于分析问题、总结经验。

5、一键反馈与决策支持：事项群中的重要沟通内容可以通过一键操作反馈到事项的评论中，形成纪要和凭证。为决策提供了快速准确的信息支持。