❝

故不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江海。 

——《劝学》荀子

Excel是一款自由度极高的软件，你可以发挥想象力让她做很多事：可以使用她的标准用法——数据处理，可以用她构建各种小型系统，如进销存系统、合同系统，甚至可以用她玩游戏（比如Excel版的三国杀）。

但是，过于自由的使用Excel，有可能会养成不好的习惯，甚至造成意料之外的损失，有的操作在局部看来可能节约了操作时间，但在整体看来却影响了全局的效率，甚至可能造成工作流中断，大幅度影响工作效率。

因此，个人建议在学习Excel的新手期，养成良好的习惯，为将来的进阶打好基础，待水平提升，能够充分理解这些习惯的内在逻辑之后，再尝试形成自己的风格。

使用最新版本的Excel

目前市面上使用的Excel，大致有以下几种：

• Excel97-03版本，这些版本十分古老，大部分的企业已经不用了。

• Excel07 10版本，这两个版本较之前的版本有较大变化，目前占有率较高。

• Excel13 16 19 21版本，这四个版本较07和10版本有更大的变化，也有一定的占有率。

• Excel365，此版本是订阅版本，持续更新，在大型企业和专业用户中占比较高。

• WPS，由于个人版免费的原因，有相当一部分企业会考虑使用WPS，以节约正版软件的费用，或规避使用盗版软件的风险。

  
  

  在此，我只推荐使用365版本，如果确实无法使用，那么考虑使用Excel2021这样的较高版本，或使用WPS，尽量不要使用低版本，原因如下：

  
  

• 365版本其实不是很贵，对比她能提供的效率而言，订阅费用不值一提。而且，不论是个人订阅还是商业版订阅，订阅的都是一组软件（一定会包含Excel，Word，PowerPoint，OneDrive这四大金刚），可以联合使用。

• 365版本是订阅模式，持续更新，很多好用的新功能是其他版本没有的。注意，这些“好用的新功能”有些是跨时代的，例如python in Excel，不用简直太可惜了。

• 365可以多端协同，多人协同。例如，可以将文件存储在OneDrive（可以暂时理解为微软的网盘）上面，在单位、家中、手机、平板中同步；也可以与同一组织的其他成员共同编辑同一个文件等。另外，将Excel文件存储在OneDrive上面，就可以解锁PowerBI的Excel数据源正确的使用方法（这点很重要，会在PowerBI篇中详细讲解）。

使用标准术语

在十余年的实践中，我见到过以下各种奇奇怪怪的叫法：

• 把工作簿叫“表”

• 把工作表叫“页签”

• 把行和列叫法颠倒

• 把函数叫公式，公式叫函数等等等等。。。

  如果只是单打独斗，自娱自乐，那怎么叫都行，开心就好；但如果想在互联网上搜索资源用于学习，想与其他用户进行交流，那么，请使用标准术语，否则，会很难得到答案。如何学习标准术语呢？这里推荐两种方式：

1. 打开Excel，点击选项卡的“帮助”——“显示培训内容”!

   
   

2. 在这个网站学习Excel 帮助和学习 (microsoft.com)

在 Microsoft Excel 中，“工作簿”（Workbook）指的是一个包含一个或多个工作表（Worksheet）的文件，最常见的拓展名是xlsx，另外还有xlsm（启用宏的工作簿）等。下图的三个文件，都是Excel工作簿

在 Microsoft Excel 中，“工作表”（Worksheet）是一个由行和列组成的二维网格，它是用户输入数据、公式和函数的地方。

在 Microsoft Excel 中，“单元格”（Cell）是工作表的基本组成部分，是工作表中行和列相交形成的一个个独立的小方格。

在 Microsoft Excel 中，“公式”是指一种用于执行计算的表达式。公式可以包含数值、文本、单元格引用、算术运算符、比较运算符、函数以及其他公式。通过在单元格中输入公式，Excel 能够自动计算出结果，并在单元格中显示该结果。公式必须以等号（=）开始，这是告诉 Excel 该单元格的内容是一个公式而不是普通的数据。

在 Microsoft Excel 中，“函数”是一种预定义的公式，它可以执行特定的计算或操作。函数通常比简单的公式更加复杂，能够处理多种参数，并返回一个结果。Excel 提供了大量的内置函数，涵盖了数学、统计学、文本处理、日期和时间、查找和引用、工程、财务等多个领域。

如上图所示，在编辑栏中录入公式，公式以等号开头，公式中可以包含多个函数、运算符、常数等，公式的结果，显示在录入公式的单元格中

使用标准的表格式

这条特别重要，请一定遵守

你可能见过下面这样的“表”：

这样的：

还有这样的：

以及这样的，典型的“中国式报表”（这张图来自百度）：

请记住，这些都！不！是！表！

《你早该这么玩Excel》（作者：伍昊） 一书中，曾提到过一个重要的观点，叫“三表理论”，即天下只有三张表，分别是参数表、数据表和报表。

如果使用标准的数据分析理论进行描述，则天下只有一种表，根据承载内容的不同，可以分为维度表和事实表，但格式没有差别；至于报表，是一种可视化的形式。数据存储在表中，表的格式是否正确直接影响后续的处理和分析，数据分析师在工作中，大约要耗费80%的时间用来将不规范的数据清洗为标准的表格式，可见其重要性。

有的小伙伴会问：“我就是要这种格式怎么办？” 

请记住，表和可视化是数据处理的两个不同阶段的产物。现实世界的信息抽象为数据，存储在表中，表和表之间的关系结合形成数据模型，数据模型根据实际需要以不同的可视化形式展现数据。因此，但凡是让人“看”的，都属于可视化的范畴，不要在表的层级解决，表和可视化是两个东西，这很重要。

表具有以下特点，请牢记：

• 表由列组成，表的最上面一行是每个列的名称

• 不同的数据不能放在同一列，如上面图中的“5斤”，5是数量，斤是计量单位，必须放在两列中。

• 相同的数据必须放在同一列，请看下图：B、C、D三列的数据都是金额，那就绝对不能分三列放，必须像右面的表这样在同一列中，在后续的课程中，我们会体会到这样做的好处。这一条是很容易被忽略的，甚至有多年经验的老手也会忽略，请务必牢记。

• 

• 由于相同的数据放在同一列，所以每一列中的数据，数据类型都应当是确定的，如日期列的数据类型是日期、报表项目列是文本，金额列是定点小数。

• 表中不应有小计，合计等内容，因为那属于可视化的范畴，表只有一个作用，那就是存储数据。下图是一个标准的表：

在excel中，可以点击表中的任意单元格，然后使用“ctrl+t”或“ctrl+l”将其转化为表格，如下图所示：

关于表格相对于表的优点，之后会有详细课程说明，目前只需了解一点，就是表格的结构化引用，如下图求数量合计的公式，表转换成表格之后，可以使用“表名[列名]”的格式代替原本的单元格引用，增加公式的可读性：

习惯使用数组

上图中，是一个旧版本Excel的数组公式，作用是从凭证明细表中，提取出特定凭证号的凭证数据填在套打模板中打印，由于每个凭证的行数是不固定的，因此不能用常规的函数解决（新版本使用FILTER函数可以直接解决），数组公式一般来说都有一些复杂，在过去的Excel培训中，一般会将数组公式作为进阶课程讲解。

但是，在新的Excel版本中，我建议在初学时就尝试使用数组，因为新版本数组的使用已经非常简便，熟练的掌握数组有助于日后的高阶应用，下面用一个例子说明：

在这个例子中，要求在I列汇总各班级的总分，常规做法是使用SUMIF函数在I2单元格输入公式后，向下填充至I5，如下图所示：

如果第二参数不是一个单元格，而是一个数组的话，那么公式的结果也是一个数组，向下溢出至I5，如下图所示，注意只有I2单元格输入了公式：

以上是一个简单的例子，大家可以在实践中多尝试这种用法，使用数组可以避免复杂的相对引用绝对引用，需要更改公式时也只需更改一个单元格，好处多多，之后的课程中，也会频繁使用这种方式。

立刻开始实践

Excel是工具，学习Excel最好的方法就是大量的实践，可以使用公司的实际数据，也可以自行编制虚拟数据，在实践中发现问题，思考并解决问题，再通过实践检验，结合理论学习，才能真正掌握Excel。

以上，就是Excel初学时应养成的良好习惯了，感谢您的阅读，请期待后续更新。

end