数字档案室建设评价指标6.2自评指标
数字档案室建设评价指标6.2自评指标
评价指标：反映本单位主要职能活动的专业类电子文件实现在线归档
1.形成的电子文件属于《国家基本专业档案目录》所列专业档案归档范围的，其业务系统具备满足《数字档案室建设指南》“5.5.2 专业类电子文件归档基本要求”、本评价指标3.1、4.3、4.4、4.5等要求的电子文件归档功能，加1分。
为了确保形成的电子文件满足《国家基本专业档案目录》所列专业档案归档范围，并且其业务系统具备满足《数字档案室建设指南》“5.5.2 专业类电子文件归档基本要求”以及本评价指标3.1、4.3、4.4、4.5等要求的电子文件归档功能，以下是一个详细的方案和建议，以确保不扣分：
一、明确归档范围与要求
1. 确认归档范围：
o 对照《国家基本专业档案目录》，明确本组织或机构所涉及的专业档案归档范围。
o 确保所有形成的电子文件均属于该归档范围。
2. 了解归档要求：
o 深入学习《数字档案室建设指南》“5.5.2 专业类电子文件归档基本要求”。
o 掌握本评价指标3.1、4.3、4.4、4.5的具体要求，包括电子文件的格式、质量、元数据、安全性等方面的规定。
二、业务系统电子文件归档功能开发与优化
1. 功能开发：
o 根据归档范围和要求，开发或优化业务系统的电子文件归档功能。
o 确保功能涵盖电子文件的收集、整理、归档、存储、检索、利用和销毁等全生命周期管理。
2. 格式与质量控制：
o 确保业务系统能够生成或转换符合归档要求的电子文件格式。
o 实施质量控制措施，如自动校验、人工复核等，确保电子文件的质量。
3. 元数据管理：
o 在业务系统中嵌入元数据管理功能，确保电子文件的元数据完整、准确。
o 提供元数据编辑、审核和导出功能，便于后续的数字档案室管理。
4. 安全性保障：
o 在业务系统中实施电子文件的加密、权限控制等安全措施。
o 确保电子文件的传输、存储和访问均符合相关安全标准。
三、归档功能测试与验证
1. 功能测试：
o 对业务系统的电子文件归档功能进行全面测试，包括功能完整性、性能稳定性等方面。
o 记录测试结果，并对发现的问题进行修复和优化。
2. 归档验证：
o 选择一定数量的电子文件进行归档验证，确保归档过程符合相关要求。
o 验证归档后的电子文件是否能够在数字档案室中正确检索和利用。
四、文档记录与加分申请
1. 文档记录：
o 详细记录归档范围、要求、功能开发、测试验证等过程，形成完整的文档资料。
o 确保文档资料的真实性和可追溯性。
2. 加分申请：
o 根据实际归档功能和效果，准备加分申请材料。
o 提交申请材料，并附上相关证明文件，如功能测试报告、归档验证记录等。
综上所述，通过明确归档范围与要求、开发与优化业务系统电子文件归档功能、进行归档功能测试与验证以及准备加分申请材料等步骤，可以确保形成的电子文件满足相关归档要求，并成功申请加分。
3.实现1种以上，属于《国家基本专业档案目录》所列专业档案归档范围的专业类电子文件在线归档的，加1分。
为了实现属于《国家基本专业档案目录》所列专业档案归档范围的专业类电子文件在线归档，并争取获得加分，以下是一个详细的方案和建议：
一、确定专业档案归档范围
首先，需要明确本组织或机构所涉及的专业档案归档范围，对照《国家基本专业档案目录》进行确认，确保所选择的专业档案类型符合目录要求。
二、选择并实现在线归档的专业类电子文件
1. 选择专业类电子文件：
o 根据确定的专业档案归档范围，选择至少一种类型的专业类电子文件进行在线归档实现。
o 优先考虑那些业务频繁、数据量大的专业类电子文件，以确保在线归档的实用性和效果。
2. 开发在线归档功能：
o 针对所选的专业类电子文件，开发在线归档功能，包括文件的上传、分类、整理、描述、存储等。
o 确保在线归档功能符合《数字档案室建设指南》和本评价指标的相关要求，如文件格式、质量、元数据、安全性等。
3. 集成到业务系统：
o 将开发的在线归档功能集成到相应的业务系统中，确保业务人员在办理业务时能够方便地进行电子文件的在线归档。
o 提供必要的培训和指导，确保业务人员能够正确使用在线归档功能。
三、测试与验证
1. 功能测试：
o 对开发的在线归档功能进行全面测试，包括功能完整性、性能稳定性、易用性等方面。
o 记录测试结果，并对发现的问题进行修复和优化。
2. 归档验证：
o 选择一定数量的专业类电子文件进行在线归档验证，确保归档过程符合相关要求。
o 验证归档后的电子文件是否能够在数字档案室中正确检索和利用。
四、文档记录与加分申请
1. 文档记录：
o 详细记录在线归档功能的开发、测试、验证等过程，形成完整的文档资料。
o 确保文档资料的真实性和可追溯性。
2. 加分申请：
o 根据实际实现的在线归档功能和效果，准备加分申请材料。
o 提交申请材料，并附上相关证明文件，如功能测试报告、归档验证记录、用户反馈等。
综上所述，通过确定专业档案归档范围、选择并实现在线归档的专业类电子文件、进行测试与验证以及准备加分申请材料等步骤，可以成功实现至少一种专业类电子文件的在线归档，并争取获得加分。