用AI做PPT的15个细节

作者：虎嗅APP发布时间：2024-11-01

前几天，我录制了一个视频。视频里，我展示如何使用人工智能工具来制作PPT。发布后，一些朋友尝试工具，并给出了反馈。他们中有些人觉得工具不好用，认为生成效果呆板。

我心想，人工智能已经能够一键生成包含几十页文本的PPT，并且还提供多种版面和自定义颜色的选择。难道这样还不够方便吗？

经过一番调研，我发现，他们真正的期待是：

只要给出一个工作场景的主题，AI就能一键生成完整的文本和演示稿，他们还希望AI能够理解提供的文案和视觉要求。

回顾思考之后，我意识到，大家对于AI制作PPT认知存在一些偏差。哪些偏差呢？

一

第一点，AI创意能力很强，它能从文本生成、排版布局到调性设计；但是，人们希望AI像人一样，拥有超越自我的理解能力，这不太现实。比如：

领导让我根据客户需求设计PPT。AI虽然能提供多种设计方案，但它的创意是基于算法、已有数据完成的，它无法真正理解一个人的需求。

如果你不给AI品牌故事，它就不理解背景是什么。AI也无法像设计师那样，从品牌历史、文化、价值观中找到灵感；所以，AI创造力需要经过训练，或者说，先给它资料让它学习后再提取。

第二点，复杂任务的处理。

用“一口吃个胖子”来形容初级使用AI的人，很合适。一个人做PPT要经过很多步骤：结构设计、文案提取、主题风格定调、排版布局，最后完成所有。

这每一个环节都要时间。我们总想着AI能一下搞定，这种想法不现实；AI也要你给它投喂数据，它每接到一个任务，就像初学者学自行车一样，多试几次，才会熟练。

第三点，AI对细节把控不精准。当我听到这个问题时，差点哭晕在厕所。换个角度想想：为什么AI在细节上把控不精准呢？

AI学习模式有三种：监督学习（Supervised Learning）、无监督学习（Unsupervised Learning）和强化学习（Reinforcement Learning）。

这就像我们学习一样。监督学习是老师指导学生，通过大量练习和反馈，帮助学生找到正确答案。

无监督学习是自己探索，通过观察和分析，发现数据中的规律。强化学习是从实践中来，到实践中去，看看哪些能带来好的结果。

如果你没有监督AI，或者没有给它足够的数据，就别谈它把控不准确了。它能做出来就不错了；还有诸多有趣的问题，我不一一列举。

你知道吗，幻灯片已经有40年的历史了。

自从1984年PPT被发明以来，无论是打工人、学生、家长、公务员、企业家还是科学家，大家都得熬夜做PPT，总是在截止日期前赶工，可以说，全社会都受够了PPT的苦。

就连PPT发明者罗伯特·加斯金斯（Robert Gaskins）也自嘲说：“确实有很多人在PPT上浪费时间，就像在其他事情上浪费时间一样。”

但大家好像忘了，PPT最初是为了让我们摆脱枯燥的文档，让信息展示更生动、更互动而诞生的。现在有了AI的帮助，这一点更是得到了加强。

二

那么，曾经屠龙勇士是怎么变成恶龙的？AI又是如何治疗PPT“耗时、难制作”的问题？要回答这一切，得先从PPT的制作过程说起。

通常，PPT制作分为5个环节：

1）确认主题、目标受众和演示目的；

2）编写PPT的大纲和内容结构以及每页细节；

3）制作PPT；

4）美化和调整PPT；

5）交付，演讲。

目前，AI不能取代第1步和第5步，但第2步到第4步，AI可以帮忙完成。

在开始讲这五个步骤之前，提醒一下：接到“做PPT”的任务时，不要急着动手。正确的做法是，按照流程，一步一步来。不然，最终要在2—4之间反复横跳，这是所谓的卡点部分。

确定PPT的主题、目标观众和演示目的，其实并不难。

简单来说，就是要知道：谁来看？他们想看到什么？你又想展示什么？只要把这三个问题弄明白，PPT的内容就有了大概的方向。

举个例子：

领导对你说：“小王，你去给客户介绍一下AI客服产品。”在这种情况下，我们可以首先在Word文档上梳理一下：

目的：介绍产品；

受众：潜在的客户；

背景：客户是一家电商公司；

诉求：客户对AI客服感到好奇；

关注点：AI如何降本增效。

这样一来，思路就清晰了。那么，接下来，就可以开始写主题。

比如：“AI智能客服如何助力电商降本增效。”如果不会写，就做填空题，把上述填好给AI，告诉它：你是一名PPT大师，现在要为我的诉求，做PPT主题的提炼。

当它给出答案，你再修正。这样，第一页就搞定了。

制作PPT大纲和内容结构，也不复杂，而且，这个过程比写文案要简单多了。

为什么呢？因为PPT结构像鱼骨架一样，是列出一个框架，不用逐字逐句地写出来，只要确定每个部分的主要点，围绕这些点来展开内容就行。

所以，PPT结构本质上是用简洁的“子弹点”来概述观点，再用图表和图片来辅助说明，就这么简单。

让我们想象一下，一个鱼骨是什么样子？

是不是先有一个主题作为脊柱，然后，接下来有背景介绍（客户诉求介绍）、公司介绍、产品介绍、解决方案、客户见证，最后是结尾？这六个部分，就构成鱼骨的中间部分。

客户诉求之所以放前面，是因为演讲时，没有人喜欢上来就听一个人讲一堆关于你们产品的东西。

美国哈佛大学教授凯斯·桑斯坦（Cass R. Sunstein）说过一句话，意思是：用户只关注和他们有关的信息。

三

问题来了：怎么让AI帮忙做PPT第二部分？这部分包括客户的需求、公司的介绍、产品的特点、我们提供的解决方案，还有客户的好评。

具体来说，当谈到第二部分，其实在说两件事：

第一，手头有一些基本的资料，资料不全，需要整理一下后放到PPT里，让它们看起来有个清晰的结构；第二，什么都没有，要从头开始，一步步地写和提炼出内容。

先说第一方面，我的常规做法是，让它分步骤学习。比如说：

我会打开一个新的聊天窗口，上传一些关于公司介绍的PDF、Word文档和PPT文件。上传完，我会告诉AI：

“你是一位PPT大师，先学习这些资料。学习完，我要你帮我提炼出公司介绍部分，用在新的PPT里。大概要3页内容，最好把框架和内容都准备好给我。”

这样，AI就可以开始工作了。为了方便，我会把AI提供的内容先复制出来，放在一个协同文档里。我们不用急着确定每个部分，因为还在梳理整个结构。

另外，如果你要数据，AI也能帮忙。它可以帮你制作表格、进行网上查询、分析财报，或者引用信息等等。这些都没问题。

数据表达是门艺术。对于展示者来说，它是一种技能；对于观众来说，它是一种警觉。

想想看：如果一个手机性能的市场调查显示“性能提高了30%”，但并不意味着每个方面都提高了30%。实际上，这可能意味着：

有些功能变快了‍

有些功能变慢了‍

还有些功能根本没变化‍

所以，做数据时最好挖掘下，具体到30%在哪方面。

再聊聊第二种情况：手头没有资料，该怎么做PPT呢？我的做法是这样的：去搜。实际上，每页PPT的标题都应该是一个小结论。我要针对每个标题，把结论展开来说明。比如：

用“市场数据”“客户情况”来支撑我的观点。这些信息，通常在网上或者公司里都能找到。真正厉害的人会直接给出结论。

以“解决方案”为例，你可以直接写上：“电商圈里70%的头部客户都在使用我们的产品。”如果对方有时间，他们会看看详细的表格、图表。如果时间紧迫，至少能记住这个结论，这样一来，信息传达得既快速又有效。

其他页面的做法也一样，至于到底哪页要用数据、哪页要用图表，可以根据实际情况定。整个逻辑下来，PPT框架、细节都有了。

该怎么用AI做PPT呢？现在，市面上有很多AI可以帮助我们做PPT，使用方法大致相同：

1. 确定一个主题和大纲。通过之前的讨论，我们已经知道了主题和大纲是什么；如果你还没有自己的大纲，可以把整理好的文档给AI，让它帮你生成一个。

2. 在AI PPT软件中，选择一个模板。有的软件允许你上传公司的logo，选择你喜欢的颜色。

3. 一键生成。很快，几乎是一秒钟一张，整个PPT就完成了；想想看，如果是以前，光是新建一个空白的PPT，可能都要花上好几分钟。

你会发现，一开始就把大纲和内容确定好，之后微调会变得非常简单；即使有些素材不喜欢，或者文案要修改，这些调整也都不难处理，更何况，现在AI PPT工具还能对文案提出建议。

换句话说，如果觉得某段文字写得不够好，又不确定怎么改，可以直接告诉PPT你的想法。

比如：你希望这段文字更加吸引人，或者更简洁明了。AI会根据你的要求，帮你改写这段文案；这样，制作PPT的过程就变得更轻松和高效了。

那么，用AI做PPT时，应该选哪种字体呢？

很多PPT的书籍都推荐使用“思源黑体”，这种字体在演示时看起来效果很好，因为它的字形立体，容易辨认。

如果PPT不是用来讲的，而是要打印出来给领导看，可以用楷体。很多咨询公司做PPT时就喜欢用楷体，它看起来既优雅，又容易阅读。

所以，用AI做PPT轻松好多，你觉得难，难在工作流上。

四

这里还有一些额外心得分享给你：如果PPT内容超过15页，要加一个摘要页。

记住，听众通常没有时间仔细看你写的每一个字，所以我们的任务是提炼和总结，让对方能迅速抓住重点。

如果PPT内容25页以上，要建立一个导航系统。什么是导航系统？

简单讲，先给观众一个概览，告诉他们，PPT里有哪几部分，每部分要讲什么。不然，到了中间，听着容易云里雾里。

我们得注意，PPT是给别人看的，所以炫酷还是简单，要看受众是谁。

比如说，对于大佬们，他们时间很宝贵，不会在意PPT做得好不好看；我参加过一个大会，有个老板上台演讲，他的PPT只有20页，每页都很简单，只有结论和支持结论的数据，但大家都记得很清楚。

当然，也有老板比较重视UI，他们认为拿出去是面子，这就另当别论了。

对于年轻人群体，PPT炫酷、美观权重会大一些，因为，演讲时即便表现不好，别人也会因为几个画面记住你。

PPT最后不要总放一个thanks，你可以试试把整个PPT的每段结论放进去，帮大家复习一下，这样会加深记忆，尤其是一些你认为重要的观点。

还有，到底要不要准备逐字稿呢？最好准备一份。

特别是当你要去一个不熟悉的地方做汇报时，我们很容易高估自己的记忆力和应变能力。

记得有一次，我参加了一个沙龙，有位朋友准备了PPT，一开始人不多，后来人越来越多，他就开始紧张了，最后甚至紧张到说话都结结巴巴。

有些大佬演讲都要准备逐字稿，更何况我们？逐字稿是一种潜在的安全感，写逐字稿本身也是一种排练，相信我，这样做会让你更有信心。

值得一提的是，如果要把PPT发给别人，最好导出一个PDF压缩版；这样做的好处是，不管在电脑上看，还是通过微信分享，文件格式、排版都能保持原样。

有时，因为对方软件的不兼容，直接发送PPT文件会排版错乱、格式丢失，不仅影响信息传达，还给人留下不专业的印象。

以上15个小要点，再用关键词重复下。

三个认知：AI创意能力很强，AI能处理复杂任务，AI对细节把控也不错，但都要靠你来培养。

PPT的制作：

明确主题，回答他们想看到什么？你又想展示什么？

结构像鱼骨一样，要清晰；

细节用现有资料，或者上网搜；

每一页PPT都应该是一个清晰的结论，并用数据、证据来支持。

用AI来帮忙：

让AI根据已有的内容生成大纲，然后制作成PPT；

视觉简要还是炫酷，取决于对方；

PPT内容过多，最好建立一套导航；

最后不要总放一个thanks；

文字用思源黑体或楷体。

别忘了，为了演讲更流畅，最好准备一个逐字稿；

给别人发送PPT时，用PDF格式，这样不管在哪里打开，格式都不会乱。