掌握这5点，让公司会议减少50%

广告界有个经典观点：一个公司的广告费有一半是浪费的，但我们不知道浪费在什么地方。同样一个公司有一半的会也是不必开的，会议太多、冗长乏味、效率低下......几乎困扰者每个管理者和职场人，高效开会首先就是要减少不必要的会议。

审视开会的必要性

作为管理者，每天都有开不完的会，遇到一个问题要解决、碰到一个工作要推进，就召集相关的部门和人员来开个会。企业中高层有70%的时间都在开会，几乎没有自己单独工作的时间。

减少开会数量的关键是不要随便开会，在开会之前审视下开会的必要性，多问自己几个问题：

我对这个会议的背景清楚吗？

开会要解决什么问题？我能清晰地定义这个问题吗？

会议的成果产出是什么？

与会人员对会议讨论议题是否有思考和准备？

他们能提供高质量的建议和观点吗？

如果不开会某个工作就很难推进吗？是否有其他更好的替代策略？

如果通过会议要解决的问题本身不清晰，开会的目的、产出和结果不明确，或者参会人员缺乏相应的思考和准备，会议大概率是不成功的。这时候就要取消、暂停或者延缓会议召开，重新思考和策划。

管理者深度思考后进行决策

任正非曾经说过，公司里面会议太多，主要是因为管理者抓不到关键问题，或者把简单问题复杂化，碰到问题就开会，解决不了再开会，于是各种会议越来越多。

所以会议多的源头在于会议发起人，也就是各级的管理者。工作中遇到问题之后，不是立即组织开会，而是需要思考，我是不是可以解决这个问题，我对这个问题是不是有思路或者解决方案。

一个产品经理的职责就是提出新产品策划方案，如果他自己没有思路，而想通过会议来征求大家对于新产品开发的建议，明显的是他自己本职工作没有做到位，遇到这种情况，管理者本人应该承担责任。

如果管理者自己通过思考之后不能作出决策，或者没有成熟的方案，至少有一些思路或者不成熟的方案，把自己的方案梳理出来，发给大家提建议，或者召开一个反馈意见征集会，比单纯的开头脑风暴会要效率更高。

在开会问题上，管理者该“独裁”时就“独裁”，不要太“民主”。

用一对一沟通取代开会

对于一些有难度的会议，比如要讨论的问题本身比较难，或者要讨论通过某项重大决议，或者与会人员的观点有分歧，会议不容易开成功，这时候可以用一对一沟通取代开会。

会议组织者可以与参会人进行一对一的沟通，询问他们的观点和态度、思考和建议。当了解完大家的想法后，总结梳理下结论，看看是否已经解决了问题，达成了会议的目的。如果达成了就不用开会了。

如果还没有解决问题，需要看一下，哪些问题解决了，哪些问题没解决，哪些共识达成了，哪些共识没有达成。把没有解决的问题、没有达成的共识识别出来，针对这些问题点再去开会，会议效率就会高很多。

减少各种例会的频次

一个公司的会议可以分为两类：例会和特定主题讨论会。例会就是定期要召开的会议，也叫常规会议。比如部门周例会，项目周例会，班组早会，日会、双日会等。而特定主题的会议是为了解决某个特定问题而开的会，比如头脑风暴会，一次性开完就结束了。

一个公司里面有70%以上的会都是例会。如果能减少各种例会的频次，就能有效减少开会数量，比如部门周例会，如果觉得效果不好，效率比较低，可以改为双周会。如果觉得日会太频繁，可以改为双日会，或者一周两次会。如果这样减少会议频次之后，对工作并没有太大影响，那就节约了会议时间，提高了开会效率。

很多例会因为议题太过“常规”，时间一长，大家都失去了新鲜感，感到乏味。或者有些例会的议题和问题在日常工作中已经讨论过了，有时候为了开会而凑一些价值不大的议题，导致的结果就是，有问题要开会，没有问题也要开会。这时候，偶尔一两次不开，或者减少会议的频次，不失为一个好方法。

选择一天作为“无会日”

减少会议数量的一个很好的做法是选择一天作为“无会日”。Facebook就曾选择周三做为无会日。这一天公司不安排任何会议，员工可以投入时间深度工作，不受任何人打扰。

一个公司的会议数量减少一半，并不会影响公司的正常运行，当大家体会到“无会日”深度工作的好处时，就会想办法减少会议数量。

具体的时间选择可以在周二或者周三，因为周一刚上班要安排各种工作，会议会比较多，当工作部署安排完之后，需要各自去开展工作，周二、周三就是很好的深度工作的时间。工作完成后，周四、周五可以提交成果或汇报沟通。

对于一个公司而言，选择一天作为无会日，最开始会比较难。如果你是一位部门负责人，可以从你们部门先开始，选择一天不开会，至少是不主动发起会议。遇到需要请你们参加的会议，也要问清楚会议的目的、要解决的问题以及会议成果产出，确实有必要再去参会，这样可以避免召开一些低价值的会议。

如果你是一位普通员工，你也可以这么做。当每个员工和每个部门都体会到无会日的好处时，在公司层面推行就比较容易了。

作者：王琳。王琳是一位企业管理咨询师、培训师，著有《高效会议怎么开：方法、技巧与场景案例》。为多家企业策划和引导过战略规划会、经营分析会，致力于通过高效开会提升企业运营效率。

本文来自微信公众号“哈佛商业评论”，作者：HBR-China，36氪经授权发布。