什么是RPA机器人流程自动化软件?RPA,即RoboticProcessAutomation,全称“机器人流程自动化”。它是一种具有变革性的先进技术,通过软件机器人模拟人类操作,实现业务流程的自动化。它可以像人类员工一样在各种软件系统中进行操作,如点击、输入、读取和写入数据等。但与人类不同的是,RPA机器人可以不知疲倦地工作,24小时不间断地执行任务,大大提高了工作效率。
RPA技术强调对已有系统的“无侵入”。这意味着即使软件本身不支持自动化功能,RPA也可以通过模拟人的操作方式,让这些软件实现自动化。而且,对于多个不同厂商开发的软件,RPA无需对它们进行任何修改,就能制造一个“软件机器人”,自动完成复杂的业务流程。
例如,在财务领域,RPA可以自动完成大量的转账操作。对于财务工作人员来说,每天要转成百上千笔账是一项极其繁琐且容易出错的工作。而RPA机器人可以准确无误地执行这些任务,避免了人为操作可能带来的错误。据统计,使用RPA后,财务工作的效率可以提高数倍甚至数十倍。
总之,RPA作为一种创新的技术,正在逐渐改变企业的业务流程和运营模式,为企业带来更高的效率和更大的价值。
(一)起源与演变
RPA的发展历程源远流长。1913年,全球第一条自动化生产线诞生于福特汽车制造车间,开启了近代自动化的首次应用。此后,随着技术的不断进步,业务自动化成为企业持续追求的目标。1954年,剑桥大学的JohnSimons首次将计算机用于商业目的,工业机器人的应用序幕也由此拉开。60年代企业资源计划系统启动,信息技术与自动化技术不断融合,为企业经营流程自动化奠定了基础。
90年代,业务流程和业务流程定位的概念兴起,业务流程管理(BPM)把企业经营焦点转移至业务本身。IBM、Oracle等科技企业的加入,为企业引入了更多的自动化技术,各种流程自动化技术层出不穷,RPA作为BPA的一个新兴领域开始出现。
现代RPA产品的三项关键技术分别是屏幕抓取、业务流程自动化管理和人工智能。起初多是从使用屏幕抓取等传统技术结合自动化工作流软件开始,后来逐步因企业需求而将AI的认知技术加入其中。
(二)国内发展现状
2015年前后,四大会计师事务所在中国区应用RPA,更多的国内金融机构也纷纷开展RPA相关产品的IT咨询服务落地工作。国内企业经过十几年发展临近数字化转型的拐点,市场需求催生了本土RPA萌芽。国内RPA厂商如实在智能、艺赛旗、弘玑Cyclone、云扩科技、Uibot、阿里云RPA等应运而生并快速发展,大有与国外老牌劲旅逐鹿中原之势。
据统计,2018-2022年间,国内RPA快速发展,不论财务、供应链、电商等都把屏幕抓取点击、业务流程自动化运用得炉火纯青。目前,国内RPA产业链企业主要分布在东部沿海地区,尤其是上海市和杭州市,其次是在北京、广东等地。2022年中国机器人流程自动化(RPA)市场规模达到35.3亿元,且未来几年RPA渗透率有较大提升空间,预计未来5年RPA行业市场规模CAGR将达到43%。
(一)RPA平台的作用
RPA平台在实现机器人操作的流程自动化方面起着关键作用。首先,它通过集成与模拟功能,可以与各种应用程序进行交互,模拟键盘输入、鼠标操作和读取表格等,实现不同软件系统之间的数据传递和业务流程的衔接。其次,利用流程编程功能,业务分析师无需具备编程背景,通过图形用户界面(GUI)以“拖放”的方式设计自动化流程,大大降低了流程自动化的技术门槛。然后,在执行任务阶段,RPA机器人可以在后台或像普通用户一样在前台操作,自动完成指定任务。然而,在这个过程中也会遇到一些问题。比如,业务异常可能导致数据异常或超越既定业务规则,需要拟定新的业务解决方案或引入人机交互来处理;应用异常如某个应用程序中断、网站页面打不开等情况,需要在程序中引入错误捕捉和处理机制;机器人异常可能导致自动化处理流程中断,可采用负载均衡和机器人动态控制机制,或者通过高可用和灾备机制来解决。
(一)国外优秀软件
UiPath作为全球增长最快的RPA供应商,具有诸多显著特点和优势。起源于前端流程自动化的UiPath,特别适用于人工在环自动化,同时也可用于自动化后台流程。其设计器(studio)使用过程记录器、拖放小部件和最佳实践模板,让用户可以用高度直观的工具而非代码实现自动化。UiPath拥有前台机器人(Attended)和后台机器人(Unattended)两种类型。前台机器人通过前台用户的触发与监督执行,实现局部自动化功能,但存在不支持锁屏与Windows计划任务的局限。后台机器人则利用无人值守自动化以批处理模式运行大量后台事务,高效且全自动,支持前台触发、锁屏运行、Win计划任务。此外,UiPath的管理器(Orchestrator)具备许可、部署、管理和监控等功能,支持多租户、用户权限和许可管理、集中日志记录、报告、审计和监控工具、远程控制、集中调度、队列以及机器人工作负载管理和资产管理的企业体系结构服务器平台。
从开发人员的角度来看,UiPath软件本身非常适合团队成员之间的协作。具有编码背景的人通常比普通用户更喜欢UiPath,不过对于没有编码经验的人来说,学习该软件可能需要更长的时间。据统计,UiPath目前拥有超过2100家企业客户,覆盖银行、金融服务、保险、制造、公共设施、健康医疗行业、政府组织等多个行业。大牌客户包括德国汉莎航空公司、甲骨文、宝马、华为、日本电通等。
(二)国内领先软件
实在智能作为国内RPA软件提供商的代表之一,在设计理念和技术实现上优势明显。在设计理念方面,注重低侵入性,模拟操作不做接口,大大降低了方案推行的难度,能在处理与外界(政府、客户、供应商、第三方)的流程过程中发挥传统信息系统难以实现的作用,真正实现端到端流程的打通。同时,具有敏捷性,开发、测试、部署速度快,能够对需求快速响应,且变更成本低,对外界环境和需求变更充分响应。低门槛性使得业务人员有可能实现自己的需求,尤其是个人任务方面的自动化需求。
在技术实现上,实在智能平台强大开放。自带AI能力,为机器人提供执行流程自动化所需的各种AI能力,同时为开发者提供多个功能组件,全面覆盖日常办公场景的开发需求。形成RPA开发社区,持续产出服务于个性化、多样化场景的机器人,满足日益增长的自动化需求。实在智能RPA易学易用,在低代码和无代码的流程设计方面具有近二十年的丰富经验,企业业务人员经过简单培训,就能够以“搭积木”的方式轻松开发出自己的RPA机器人。在可扩展、易维护方面,对于简单的场景变化,业务人员只需少量调整即可随需应变,还提供多种编程语言的扩展接口。实在智能RPA支持多种平台以及不同办公软件,全面满足流程自动化中的跨平台需求。安全稳定方面,作为中国企业自主研发的RPA平台,开发伊始就采用领先的安全理念,获得多项国家安全认证。快速响应、快速反馈方面,建立了本地化运营的IM社群,工程师24小时在线,可以随时对客户的问题提供协助,对于企业订制化的维护需求,能保证在24小时完成修复。此外,实在智能在自研和国产化适配两方面同时发力,坚持AI和RPA核心技术全栈自研,拥有自主知识产权,广泛兼容、适配行业主流的国产芯片、国产数据库、服务器及操作系统,加速推进信创软件国产化发展。
(三)国产新星软件
阿里云作为国产RPA新星,其操作界面简洁易用。阿里云RPA的界面主要包括菜单栏、工具栏、工作区、任务列表、属性面板和日志面板等几个部分。菜单栏位于界面顶部,提供了常用的操作菜单,如文件、编辑、视图、帮助等。工具栏位于菜单栏下方,提供了一些常用的工具按钮,如新建任务、打开任务、保存任务、运行任务等。工作区位于界面中央,是主要的工作区域,用于显示和编辑任务流程。任务列表位于工作区左侧,列出了所有已创建的任务。属性面板位于工作区右侧,用于显示和编辑任务的属性和参数。日志面板位于界面底部,用于显示任务执行过程中的日志信息。
阿里云RPA在流程定制能力方面表现出色。用户可以在工作区中,使用鼠标拖动、添加、删除、修改任务节点,以编辑任务流程。在属性面板中,可以设置任务的属性和参数,如任务名称、描述、执行方式、执行时间等。同时,阿里云RPA非常适合国内企业使用,兼顾了当地的办公习惯和业务特点。简单、快捷、高效,这三个词就能概括阿里云RPA的核心优势。例如,在实际应用中,假设企业需要从一个网站上抓取一些数据,并将其保存到一个Excel文件中。可以使用阿里云RPA来实现这个过程的自动化。首先创建任务,在工作区中添加一个“浏览器”节点和一个“Excel”节点。然后在浏览器节点的属性面板中,设置要访问的网站地址、要抓取的数据等参数。在Excel节点的属性面板中,设置要保存的Excel文件路径、要写入的数据等参数。最后将浏览器节点的输出端口连接到Excel节点的输入端口,以将抓取的数据传递给Excel节点。运行任务后,阿里云RPA会自动打开浏览器,访问指定的网站,并抓取指定的数据,然后将抓取的数据写入到指定的Excel文件中。通过使用阿里云RPA,企业可以将这个繁琐的过程自动化,提高工作效率,减少错误率。
(一)提高效率
RPA能够自动执行重复任务,如数据录入、报表生成等。以财务领域为例,每月的财务报表制作通常需要耗费大量时间和人力,而RPA机器人可以在短时间内快速准确地完成数据收集、整理和报表生成工作。据统计,使用RPA后,财务报表制作的时间可以缩短80%以上。在电商领域,订单处理也是一项繁琐的工作,RPA可以自动抓取订单信息、更新库存、发送发货通知等,大大提高业务处理速度。
(二)降低错误率
人为操作往往容易因疲劳、疏忽等原因导致错误,而RPA严格按照预设规则执行任务,避免了人为疏忽导致的错误。在医疗领域,医生药品开单和订单审核等工作如果出现错误,可能会对患者的治疗产生严重影响。RPA机器人可以准确无误地执行这些任务,提高业务处理的准确性和质量。据相关数据显示,使用RPA后,医疗领域的错误率可以降低90%以上。
(三)节省成本
RPA减少对人力的需求,降低了企业的运营成本。传统的业务流程中,需要大量的人力来完成重复性的工作,而RPA机器人可以替代这些人力。以制造业为例,自动化质量检查和库存管理等任务可以由RPA机器人完成,减少了企业对人工的依赖。据估算,使用RPA后,企业的人力成本可以降低50%以上。
(四)可扩展性强
RPA能够轻松适应业务增长和变化,快速部署到新的流程和任务中。当企业业务规模扩大时,RPA可以通过简单的配置和调整,快速适应新的业务需求。例如,在供应链管理领域,随着订单量的增加,RPA可以轻松扩展到更多的仓库管理和物流运输流程中。
(五)提升合规性
RPA严格按照预设规则和流程操作,确保业务符合法规和内部政策。在金融领域,合规性要求非常高,RPA可以自动执行可疑交易报告生成等任务,确保企业遵守法规。同时,RPA还可以记录所有的操作过程,便于审计和监管。
(六)增强数据准确性和一致性
RPA从多个数据源获取和处理数据,保证数据的统一和准确。在企业管理中,数据的准确性和一致性至关重要。RPA可以自动从不同的系统中提取数据,并进行整合和处理,确保数据的准确性和一致性。例如,在人力资源管理中,员工信息管理、工资单发放等工作需要从多个系统中获取数据,RPA可以确保这些数据的准确性和一致性。
(七)7×24小时不间断工作
RPA无需休息,随时可以执行任务,提高业务响应速度。在客户服务领域,RPA可以自动处理客户咨询、满意度调查等任务,确保客户的问题能够及时得到解决。例如,在电子商务领域,客户可以随时下单,RPA可以立即处理订单,提高客户的满意度。
(一)自动化办公任务
邮件处理:RPA能够自动识别重要邮件并将其分类存档,同时可以根据预设规则自动回复部分常见问题。例如在IT服务领域,RPA机器人监控特定电子邮件,然后按照既定规则处理电子邮件,并生成报告给IT部门和系统运维人员检查。在日常办公中,RPA还可以实现批量发送邮件,如人资部门可利用RPA帮助HR快速分发招聘信息,筛选应聘简历,自动给候选人发送邮件通知;教育领域可使用RPA帮助老师快速生成班级每位同学的成绩单报告书,并以邮件的形式群发给家长查阅。
数据录入:对于需要录入系统的纸质文件数据,RPA机器人可借助OCR进行识别,将读取到的数据信息自动录入系统并归档。RPA可以自动从各种来源(如电子邮件、网页、数据库等)获取数据,并将其输入到适当的系统中。在金融领域,光学字符识别(OCR)读取数据将其发送到RPA系统,然后对该数据进行审批,完成付款并在出现错误时通知工作人员。
客户服务自动化:利用RPA技术可以实现客户信息管理、订单处理、投诉处理等客户服务流程的自动化。在电商领域,RPA技术为订单管理带来革命性效率,从订单生成、库存核查、发货指令到状态更新,全链条自动化无缝衔接,极大提速并降低错误率。在金融服务领域,AI驱动的RPA系统可以分析大量客户数据,从而实现服务的个性化和定制化,提高客户满意度。
财务报告自动化:企业通常需要定期生成各类财务报告,RPA可以通过收集、整理数据并填写报表来实现财务报告的快速生成。在金融领域,RPA可以优化金融机构的服务,例如生成财务报表,余额核对。实施RPA还可显著加速一般文档处理流程,帐户关闭请求和报表自动化流程。
(二)业务流程自动化
制造业:在制造业中,RPA可用于生产计划排程、供应链管理以及生产数据分析等方面。RPA在制造业中的应用包括订货处理、库存管理、物料清单生成、采购订单管理、故障检测和管理工厂记录等,提高效率并减少人为错误。例如,自动化质量检查和库存管理等任务可以由RPA机器人完成,减少了企业对人工的依赖。
金融服务:金融服务领域对数据精度和处理速度要求极高,RPA可应用于交易结算、风险管理、合规性审查等方面。在金融领域,RPA的一个完美应用案例是应付帐款处理,包括提取,验证和处理某些数据。AI驱动的RPA在金融科技中发挥重要作用,简化后台运营,改善客户服务,降低风险。例如,通过自动化合规流程,包括了解客户(KYC)程序和反洗钱(AML)检查,RPA可确保遵守监管标准。
(三)主要功能特点
用户界面交互:在RPA中,用户界面交互是指软件机器人通过模拟键盘和鼠标操作与各种应用程序进行交互。通过这一功能,RPA可以自动打开应用程序、输入数据、点击按钮等,就像真正的用户一样进行操作。例如,在处理客户服务问题时,呼叫中心的员工可以通过有人值守型RPA实时访问数据、文档或账户信息,提高客户服务水平。
规则引擎:规则引擎是RPA中非常重要的一部分,它实现了决策逻辑的自动化。通过预先设定的规则和条件,软件机器人可以在执行任务时做出相应的决策。例如,在处理客户订单时,规则引擎可以根据订单金额自动选择合适的优惠方案,并生成相应的确认信函。
集成能力:RPA具有与现有系统无缝集成的能力,可以与各种企业应用程序、数据库和云服务进行连接和数据交换。无论是ERP系统、CRM系统还是其他办公软件,RPA都能够通过API或其他方式实现集成,并实现数据共享和流程协同。例如,在投资管理中,RPA资产管理部门重视RPA,因为它对业务发展有着不可估量的贡献,促进了劳动密集型流程,如基金和遗产管理、报告和分析等。
主要功能特点总结:RPA的高效性体现在可以自动执行重复任务,如数据录入、报表生成等,大大提高工作效率。灵活性强,能够轻松适应业务增长和变化,快速部署到新的流程和任务中。易于实施,通常不需要对现有系统进行大规模的改造,只需在关键流程中部署RPA机器人即可。可扩展性强,随着企业规模的扩大,RPA可以轻松地扩展以满足更多业务需求。降低成本,通过消除繁琐的手动任务和减少错误率,帮助企业降低运营成本。
(一)银行领域
在银行的抵押贷款处理方面,一般银行抵押贷款流程需半个月至一个月,RPA能够在规则和算法的设定下加速完成该流程。银行抵押贷款整个流程中涉及各项严格审查,稍有差错就会导致流程延后,而RPA可减少因数据处理延迟的瓶颈。例如,RPA软件能在短时间内收集客户资料,进行信用审核、背景审查、收入确认等操作,基于个人信用记录决定是否发放贷款,极大地提高了抵押贷款的处理效率。
在信用卡审批方面,RPA可实现信用卡审批全部子场景的自动化操作,包括跨系统数据采集获取客户征信情况,自动筛选白名单中的优质客户,自动审批、触发办卡业务,自动提升优质客户额度,自动更新黑白名单,自动录入凭证等。据统计,某银行使用RPA后,信用卡审批效率提高了60%以上。
在账户关闭方面,银行每月会收到账户关闭申请,若客户未提供所需证明可能导致关闭流程受阻。RPA可向客户发送自动提醒,要求其提供所需证明,并根据设定规则,在短时间内准确处理账户关闭请求。例如,RPA机器人能在100%准确地处理帐户关闭请求,大大降低了人为错误的范围。
在KYC(KnowYourCustomer)流程中,银行至少需要150到1000个以上的FTE(全职人力工作时间)来检查客户。目前,银行已开始使用RPA收集客户数据,并根据这些数据对过程中涉及的成本和资源进行筛选和验证,帮助银行在更短的时间内完成整个流程,同时最小化错误和人力。
(二)保险领域
在索赔处理方面,索赔处理要求员工从各种文档中收集信息,并将信息复制、搬运到其他系统中,这一过程耗时且易出错。RPA机器人可自动跨系统处理索赔数据,提高处理效率和准确性。例如,RPA机器人可以自动完成数据提取、多个数据对比和理赔验证等流程,当无法判断当前数据内容时,则会记录下案例并通知人工来处理。
在保单取消方面,由于必须与电子邮件、保单管理系统、CRM、Excel和PDF等进行交互,取消保单的过程往往非常耗时。RPA机器人可以同时切换所有这些交互,无需手动操作,大大提高了保单取消的效率。
在保单数据更新方面,人工从文本文件中提取数十项保单数据,效率低下且易出错。RPA可将多项保单数据从文本文件中提取,并自动更新到应用程序的不同页面之中,高效且准确。
在再保险业务方面,RPA可以自动处理再保险合同的签订、数据录入和风险评估等任务。例如,RPA机器人可以自动从原保险合同中提取相关信息,生成再保险合同的条款和条件,并将数据录入到再保险系统中。同时,RPA还可以对再保险业务的风险进行评估,为保险公司提供决策支持。
(三)证券领域
在业务清算方面,证券运营业务的关键环节——业务清算,操作步骤繁琐,涉及业务系统广,操作风险大。RPA机器人可以实现多次全自动化估值、OTC一键清算、IPO签预缴款等操作,灵活结算力量,提高结算运转效率,有效降低风险,提升结算管理水平。例如,某券商使用RPA后,清算效率提高了80%以上。
在自动开闭市方面,RPA可以自动执行开市需要检查,开启对应系统并对结果作出反馈。同时,对系统和数据库,以及应用程序进行实时监控、填充数据、导入文件、读取界面、生成报表、发送反馈信息等具备明确规则的操作。
在开市期间监控方面,RPA能够实时监控市场行情,及时发现异常情况并进行预警。例如,RPA可以对股票价格、成交量等指标进行实时监测,当出现异常波动时,立即通知交易员进行处理。
(四)其他行业领域
在政府企事业领域,RPA可应用于政府流程审批、电子化政府、跨部委之间数据打通对接、大数据采集等方面。例如,在政务服务大厅行政审批中,RPA可以生成智能工单,支撑“无纸化审批”,提高政务服务大厅行政审批效能。据统计,某政务服务管理局引入RPA后,录入时间压缩90%以上,大幅降低了工作人员录入工作强度,提高了审批流程效率。
在医疗领域,RPA可应用于系统间数据传递,数据自动录入、患者数据处理、医保对账等方面。例如,RPA机器人可以自动从医疗系统中提取患者数据,并将其录入到医保系统中进行对账,提高了医保对账的准确性和效率。
在制造领域,RPA可应用于供应链管理、库存管理、财务应付、客户服务等方面。例如,在供应链管理中,RPA可以自动处理订单、跟踪库存、协调物流等任务,提高供应链管理的效率和准确性。
(一)技术进步对RPA的影响
随着技术的不断进步,RPA也在不断发展和演进。人工智能、机器学习、自然语言处理等技术的融合,为RPA带来了更强大的功能和更广泛的应用场景。
人工智能和机器学习技术可以使RPA机器人具备更强的学习和适应能力,能够自动处理复杂的非结构化数据,进行智能分析和决策。例如,通过自然语言处理技术,RPA机器人可以理解和处理文本信息,自动回复客户的咨询和投诉,提高客户服务水平。
云计算技术的发展也为RPA带来了新的机遇。RPA解决方案上云后,能够更好地满足不同规模、不同行业企业的个性化需求,具备更强大的扩展性和灵活性。同时,云计算也为RPA提供了更强大的算力支持,提高了RPA机器人的执行效率。
此外,低代码和无代码开发技术的发展,也使得RPA的开发和部署更加简单快捷。业务人员无需具备编程技能,就可以通过图形化界面轻松开发和部署RPA机器人,提高了RPA的普及度和应用范围。
(二)如何选择合适的RPA工具
选择合适的RPA工具是成功实施RPA的关键。在选择RPA工具时,需要考虑以下几个方面:
明确业务需求和目标
在选择RPA工具之前,需要明确企业的业务需求和目标。了解企业希望通过RPA解决哪些问题,实现哪些业务目标。这有助于筛选出符合企业需求的RPA工具。
考虑工具的易用性和用户体验
一个好的RPA工具应该易于使用,具备直观的用户界面和良好的用户体验。这可以降低员工的学习成本,提高员工接受和使用新工具的积极性。
评估工具的功能和性能
需要评估RPA工具的功能和性能,包括数据抓取、任务调度、异常处理等功能,以及处理速度、准确性等性能指标。确保工具具备企业所需的功能,并且能够高效地处理业务任务。
考虑工具的兼容性和集成能力
RPA工具需要与企业现有的系统和应用程序无缝集成,因此需要考虑工具的兼容性和集成能力。确保工具能够与企业的ERP、CRM、HRM等系统进行连接和数据交换。
关注工具的安全性
RPA工具处理的往往是企业的敏感数据,因此安全性至关重要。需要关注工具的安全性能,包括数据加密、访问控制、审计跟踪等方面,确保企业的数据安全。
考虑成本和效益
最后,需要考虑RPA工具的成本和效益。比较不同工具的价格和性价比,以及它们能够为企业带来的长期效益。确保选择的工具符合企业的预算和业务目标。
(三)实施RPA的建议
为了成功实施RPA,企业需要注意以下几点建议:
充分调查和规划
在实施RPA之前,企业需要充分调查和规划。了解RPA的技术原理、应用场景和实施方法,制定详细的实施计划和预算。同时,需要对企业的业务流程进行全面评估,找出最适合实施自动化的流程。
建立RPA卓越中心
建立RPA卓越中心可以为企业提供专业的技术支持和管理服务,确保RPA的成功实施和持续发展。RPA卓越中心可以由企业的多个部门成员组成,包括业务部门、IT部门、财务部门等。
培训员工
RPA的实施需要员工的积极参与和支持,因此企业需要对员工进行培训,提高员工对RPA的认识和理解,以及使用RPA工具的技能。培训内容可以包括RPA的基本概念、应用场景、实施方法、工具使用等方面。
持续优化和改进
RPA的实施是一个持续优化和改进的过程。企业需要不断监测和评估RPA的运行效果,发现问题及时解决,不断优化和改进RPA的流程和功能。同时,企业也需要关注技术的发展和变化,及时引入新的技术和工具,提高RPA的性能和应用范围。
总之,随着技术的不断进步,RPA的未来发展前景广阔。企业需要选择合适的RPA工具,制定详细的实施计划,建立RPA卓越中心,培训员工,持续优化和改进,才能成功实施RPA,提高企业的效率和竞争力。